The Millennials Life

Trẻ con đi học, còn #NgườiLớnĐiLàm cùng chuỗi bài viết chia sẻ kinh nghiệm và tổng hợp các bí quyết hữu ích nơi công sở của TML.

“Thì giờ là vàng bạc”, thế nhưng chúng ta chẳng thể thuê ai để bảo vệ tài sản này. Trong khi đó, ‘kẻ cắp’ thời gian thì lại muôn hình vạn trạng. Có những tên cướp dễ nhận biết, lại có những tên tinh vi khó phát hiện hơn.

1. Những gián đoạn vô hình

Chúng ta không lên kế hoạch để công việc của mình bị gián đoạn, thế nhưng xao nhãng vẫn diễn ra mọi lúc. Nhỏ nhưng có võ, những tên trộm này khéo léo và tinh vi đến độ bạn sẽ không biết thời gian của mình đang bị cướp đi. Đến khi nhận ra thì ngày làm việc cũng trôi qua mất rồi.

Mỗi khi bị phân tâm, chúng ta mất trung bình từ 15 đến 23 phút để có thể tập trung trở lại. Nói cách khác, cái nhìn lướt chỉ-5-giây để check xem điện thoại vừa thông báo gì không vô hại như bạn nghĩ. Nó sẽ làm bạn mất tập trung trong khoảng nửa tiếng tiếp theo.

Ngoài ra, kẻ trộm mang tên gián đoạn này còn gây ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của bạn. Theo một nghiên cứu, trạng thái phân tâm dễ dẫn đến stress, tâm trạng không tốt, năng suất làm việc kém, tăng tải trọng nhận thức khi bạn phải liên tục chuyển hướng sự chú ý của mình.

2. Không từ chối

Chúng ta có xu hướng gắn “Không” với cảm xúc tiêu cực. Tuy nhiên, điều này không đúng với mọi trường hợp. Khi đã đồng ý với một chuyện, thì bạn sẽ phải từ chối một chuyện khác. Nếu không, bạn sẽ phải ‘chia năm xẻ bảy’ mình ra. Kết quả cuối cùng là không làm được gì cả (nếu có thì cũng không phải là kết quả tốt nhất có thể đạt được).

Từ chối những thứ chưa cần thiết để ưu tiên cho những gì quan trọng. Từ chối những thứ gây xao nhãng, không lành mạnh, hoặc hoàn toàn có thể thuê ngoài (outsource). Từ chối những giải pháp / hướng đi không phù hợp với tầm nhìn hoặc quá tầm kiểm soát hiện tại của bạn. Một câu nói Không đúng cách và đúng thời điểm sẽ mang lại nhiều ích lợi hơn những lời đồng ý vô tội vạ.

3. Bừa bộn cá nhân

Một không gian làm việc lộn xộn sẽ khiến bạn mất thời gian không-cần-thiết nhiều hơn mình tưởng. Tuy nhiên, ngoài một bàn làm việc gọn gàng, chúng ta cũng cần biết cách sắp xếp những thứ ngoài-công-việc để tiết kiệm thời gian tối đa.

– Lập to-do-list việc cần làm và mục tiêu công việc cho ngày hôm sau
– Chuẩn bị sẵn đồ ăn trưa nếu có thể để tiết kiệm tiền và thời gian ngồi chọn món
– Dọn bàn, vứt rác cuối mỗi ngày làm việc
– Chuẩn bị quần áo từ tối hôm trước
– …

4. Mục tiêu không rõ ràng

Những mục tiêu bạn đặt ra – bất kể là ngắn hạn hay dài hạn – cần phải rõ ràng, được vạch ra dựa trên những thành tựu bạn muốn đạt được và mức độ cam kết của bạn với công việc đó. 

5. Đa nhiệm

Có thể bạn nghĩ rằng mình là người ‘đa nhiệm’, nhưng thực tế thì đây là một khái niệm khá trừu tượng, và trạng thái này không được khuyến khích trong công việc. Bạn không phải đang làm nhiều thứ cùng lúc, mà chỉ đang chuyển hướng sự tập trung từ task này sang task khác mà thôi.  

Thử vừa ăn vừa xem TV vừa lướt web trên điện thoại xem nào. Bạn sẽ nhận ra rằng khi ngước lên nhìn TV thì sẽ phải thôi nhìn điện thoại. Quá trình ‘đa nhiệm’ ăn-TV-điện thoại này tốn thời gian và hiệu suất mỗi việc đều kém hơn so với khi tập trung vào một việc một lúc.

Hãy bắt đầu chống lại ‘đa nhiệm’ và những lúc sự chú ý bị đứt đoạn bằng cách lên lịch để thực hiện những task khó nhất vào thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Ngoài ra, tắt thông báo và cài đặt chặn các ứng dụng / trang web dễ gây mất tập trung khi làm việc.

6. Trì hoãn

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự trì hoãn. Một trong số đó là do khó khăn trong việc quản lý cảm xúc cá nhân.

Công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng, suôn sẻ. Bạn dễ trì hoãn hơn nếu cảm thấy lo lắng, bối rối, hoặc chán nản vì công việc hoặc một nhiệm vụ cụ thể.

Xem thêm: 10 bí quyết chống trì hoãn cho hội ‘để mai tính’ – The Millennials Life

7. Họp

Trung bình, một giám đốc điều hành dành ra 23 giờ một tuần để họp – gần một nửa trong quỹ thời gian làm việc 40-45 tiếng/tuần.

Trong một khảo sát thực hiện bởi Harvard Business Review, 71% người tham gia cho biết các cuộc họp “không hiệu quả và dư thừa”. Vì thế, trước khi lên lịch họp, hãy đảm bảo rằng đây là một sự kiện cần thiết, đồng thời có bước chuẩn bị tốt để mọi thứ diễn ra nhanh gọn. Nếu không, hãy cân nhắc các biện pháp thay thế khác như điện thoại hoặc email.

8. Sức khỏe kém

Nếu cảm thấy mệt mỏi mọi lúc, hẳn nhiên bạn sẽ tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc, đó là chưa kể kết quả cũng sẽ không tốt như mong đợi.

Cách khắc phục duy nhất, đó là hãy quan tâm đến bản thân nhiều hơn. Ngủ đủ giấc, cố gắng ăn uống đúng bữa và đầy đủ dinh dưỡng. Nếu công việc hiện tại làm bạn thấy mệt mỏi về tinh thần và thể chất, hãy nghỉ ngơi vài ngày hoặc cân nhắc chuyển sang một việc khác phù hợp hơn. 

9. Những tình huống khẩn cấp

Bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều nếu có phương án để đối phó với ‘thảm họa’ từ trước: lập kế hoạch dự phòng cho công việc (ví dụ, nếu bạn hoặc một người trong team đột xuất phải nghỉ thì ai sẽ tiếp tục phần việc này), chừa ra một số khoảng trống trong lịch để có thể kịp thời ‘chữa cháy’ khi cần,…

10. Môi trường làm việc không thuận lợi

Môi trường có tác động rất lớn đến cuộc sống chúng ta, cho dù nó là môi trường sinh sống hay làm việc. Vì thế, nếu xung quanh mình toàn là những cá nhân độc hại, không sớm thì muộn, bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Thay vào đó, hãy dành nhiều thời gian và tâm trí với những người nghiêm túc và hết mình với công việc.