Trung bình một ngày, mỗi người lớn phải đưa ra 35.000 quyết định (trong đó có 226,7 lựa chọn liên quan đến việc ăn uống). Với con số nghe như một… trò đùa thế này, lượng thông tin chúng ta cần phải xử lý mỗi ngày để có thể đưa ra ngần ấy lựa chọn là vô cùng lớn.
Thuật ngữ quá tải thông tin (information overload) xuất hiện lần đầu vào năm 1964, trong quyển The Managing of Organizations của Bertram Gross – Giáo sư Khoa học Chính trị tại Hunter College. Đến năm 1970, thuật ngữ này được phổ biến rộng rãi bởi nhà văn kiêm nhà tương lai học (futurist) nổi tiếng người Mỹ, Alvin Toffler, trong tác phẩm Future Shock do ông và vợ mình là Adelaide Farrell cùng viết. Nó được định nghĩa như sau:
Quá tải là khi lượng thông tin nạp vào vượt quá khả năng xử lý. Hệ thống / nơi tiếp nhận thông tin để đưa ra giải pháp chỉ có khả năng tiếp nhận và xử lý một khối lượng thông tin nhất định. Hậu quả là khi tình trạng quá tải thông tin diễn ra, rất có khả năng dẫn đến tình trạng giảm chất lượng của quyết định.
Thực tế, quá tải thông tin không phải một “căn bệnh thời đại”, mà nó đã xuất hiện từ rất lâu trước đây. Tuy nhiên, kỷ nguyên số cùng khả năng tiếp cận và thu thập dữ liệu mạnh mẽ trên cơ sở tự động với chi phi thấp đã mang đến cho chúng ta lượng thông tin khổng lồ, nhiều hơn bất kỳ thời điểm nào khác trong lịch sử.
Ngày nay, thông tin nói chung và kiến thức nói riêng đã không còn là “xa xỉ phẩm” chỉ phổ biến trong giới tinh hoa và thượng lưu nữa. Các phương tiện truyền thông mạng xã hội, email, trang web, ứng dụng di động,… “rót” dữ liệu vào đầu chúng ta mỗi ngày. Việc quản lý thông tin đã trở thành một vấn đề mà hầu như tất cả mọi người đều phải đối mặt.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải thông tin. Liệt kê hết thì lại… quá tải lần nữa, nên ở đây chỉ nhắc đến một số lý do phổ biến của tình trạng quá tải thời-hiện-đại:
– Thông tin mới liên tục được sản xuất, với khối lượng vô cùng lớn
– Áp lực cạnh tranh trong việc tạo lập và cung cấp thông tin trong nhiều ngành nghề khác nhau dẫn đến việc số lượng được ưu tiên hơn chất lượng
– Khởi tạo, tái tạo, và chia sẻ thông tin online vô cùng dễ dàng
– Các kênh truyền tải và hỗ trợ người dùng tiếp nhận thông tin ngày càng tăng: radio, truyền hình, ấn phẩm, trang web, email, điện thoại di động, nguồn cấp dữ liệu RSS,…
Xem thêm: Doomscroll – Thói quen dìm mình trong tin buồn
– Khối lượng dữ liệu và thông tin trong quá khứ ngày càng “nhiều”, do khả năng chúng ta tiếp cận chúng ngày càng tăng
– Khối lượng lớn những thông tin xung đột, mâu thuẫn, và những thông tin cũ không chính xác
– Không có phương pháp đủ đơn giản để có thể nhanh chóng xử lý, so sánh, và đánh giá thông tin từ các nguồn khác nhau
– Thiếu cấu trúc rõ ràng giữa các nhóm thông tin, cũng như không có nhiều dữ kiện chất lượng để xác định mối quan hệ của các nhóm đó
Vì đây không chỉ là một sự bất tiện vô hại, cũng không phải là một “căn bệnh” được ẩn dụ, mà nó thật sự gây ảnh hưởng đến sức khỏe. Các thống kê cho thấy:
– 25% người lao động trải qua những cơn căng thẳng đáng kể và có sức khỏe kém do phải xử lý khối lượng thông tin được yêu cầu.
– 36% người ở vị trí quản lý có vấn đề về sức khỏe do có quá nhiều thông tin họ cần phải tiếp nhận và xử lý tại nơi làm việc, với 68% trong số đó cho biết hiện tượng quá tải thông tin gây tác động tiêu cực đến các mối quan hệ công việc và cá nhân của họ.
Trong báo cáo The “Too Much Information” Age: What CIOs Can Do About It, 42% những người ở vị trí CIO (Giám đốc IT) thừa nhận rằng họ bị choáng ngợp bởi lượng thông tin khổng lồ, và có 39% cho biết không thể xác định được đâu là thông tin chính xác.
Photo: Ultimate Edge Communication
Khi đang vật lộn với “núi” thông tin đồ sộ thì bạn không thể dành 100% tinh thần, thể chất, và cảm xúc của mình để xử lý vấn đề khác. Do đó, quá tải thông tin có thể gây ảnh hưởng đến năng suất, hiệu suất, cũng như việc hợp tác của bạn với đồng nghiệp.
Một nghiên cứu thực hiện năm 2011 đã phát hiện ra rằng, khi chúng ta chạm ngưỡng “quá tải về nhận thức và thông tin”, các hoạt động điện và sóng não giảm mạnh, giống như khi mạch điện quá tải và bị chập. Hậu quả tiếp theo là chúng ta cảm thấy hoang mang, bối rối, và dễ dàng đưa ra những quyết định kém cỏi.
Ở nơi làm việc, ngoài công việc bận rộn, hầu như bạn sẽ phải liên tục đối mặt với những tình huống gây mất tập trung, ví dụ như những cuộc họp hành lê thê càng ngồi lâu càng thêm vấn đề.
Photo: CIO.com
Cuối cùng, theo một nghiên cứu thực hiện bởi Basex vào năm 2009, quá tải thông tin được ước tính là nguyên nhân gây ra thiệt hại 900 tỷ đô la mỗi năm cho nền kinh tế Hoa Kỳ, do các hệ quả từ việc quá tải như: trễ deadline, gây sai phạm lớn, hoặc dịch vụ tồi.
Trước tiên, hãy xác định điều gì xứng đáng để bạn bỏ thời gian và công sức vào. Nếu ai cũng là siêu nhân, thì tất cả bỗng chốc chỉ là người bình thường. Công việc cũng thế. Bạn không thể “ưu tiên” tất cả mọi thứ. Làm rõ đâu là việc quan trọng nhất ngay lúc này và tạm bỏ qua những thứ khác để tập trung cho việc chính.
Ngoài ra, bạn có thể “quăng bơ” những thông tin nào không thật sự mang lại giá trị, cũng như không giúp ích gì trong hiện tại. Giả sử khi đang bận giải quyết công việc thì bạn nhận được tin nhắn rủ rê hò hẹn cuối tuần này. Rõ ràng thời điểm ấy không phải là lúc thích hợp để bạn check lịch và phản hồi rằng có đi được hay không. Thay vào đó, bạn có thể chờ lúc rảnh rỗi hơn (giờ nghỉ, sau giờ làm,…) để trả lời bạn mình.
Tóm lại, hãy trở nên kén chọn. Bỏ qua hoặc tạm hoãn tiếp nhận những thông tin không mang lại lợi ích (và đừng cảm thấy tội lỗi khi làm thế), chỉ tìm kiếm và xử lý những thông tin có thể giúp bạn ngay tại thời điểm đó.
chứ không phải những gì bạn nghĩ rằng mình cần. Theo Tim Ferriss, tác giả quyển The 4-Hour Body, chúng ta chỉ nên tập trung vào những thông tin thật sự quan trọng. “Nhiều hơn không phải là tốt hơn. Thách thức lớn nhất của bạn sẽ là chống lại sự cám dỗ của ham muốn ‘làm nhiều hơn thế này nữa’. Sự thật thì chỉ một lượng thông tin vừa đủ cũng đã giúp bạn đạt được kết quả mong muốn. Nhiều hơn nữa chỉ là sự lãng phí.”
Như vậy, sau khi bỏ qua những gì không mang lại giá trị, chúng ta cần phải “lọc” lại lần nữa trong những thông tin liên quan ấy để chọn lấy những thứ cần thiết.
Giả sử vòi nước nhà bạn có vấn đề. Bạn lên mạng tra”cách sửa vòi nước rò rỉ” và google trả về một cơ số kết quả khác nhau. Lúc này, xem như bạn đã lọc được những thông tin liên quan.
Vấn đề tiếp theo, là có quá nhiều thông tin liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Kết quả, bạn sẽ dễ dàng bị cuốn vào vòng xoáy thông tin không lối thoát và “có nguy cơ” trở thành một chuyên gia (mạng) về 7749 loại vòi nước khác nhau, trong khi vòi nước nhà bạn vẫn chưa được sửa.
Một vấn đề vốn có thể được giải quyết nhanh chóng, giờ đây lại bị chậm trễ hoặc bị bỏ lửng hoàn toàn do bạn tốn quá nhiều thời gian cho việc thu thập thông tin. Để khắc phục tình trạng này, hãy tính giờ cho việc tìm kiếm và nghiên cứu dữ liệu của bạn. Sau đó dành phần lớn thời gian để dùng những thông tin ấy cho việc giải quyết vấn đề.
Sự xao nhãng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ngoài việc làm gián đoạn luồng suy nghĩ và nhịp độ công việc, nó còn có thể làm tệ hơn tình trạng quá tải thông tin của bạn. Bạn cần quản lý những sự xao nhãng này. Theo nhà tâm lý học kinh doanh Dionne Mahaffey, một trong những biện pháp trực tiếp và ngắn gọn nhất để làm điều này là đưa ra những dấu hiệu trực quan để thông báo rằng “Tôi đang bận. Xin đừng làm phiền.”
Dĩ nhiên nếu bạn sợ treo bảng “Đừng làm phiền” bị… lố, thì có thể làm những cách đơn giản hơn: chia sẻ lịch làm việc để đồng nghiệp biết quãng thời gian nào tiện khi cần trao đổi cùng bạn, hoặc báo cho người nhà biết lúc nào bạn cần yên tĩnh (nếu làm việc ở nhà) để họ không đến làm phiền trong thời gian ấy.
Skimming không phải là đọc lướt, mà là đọc nắm ý chính. Để skim có hiệu quả thì bạn nên đọc theo cấu trúc chứ không phải đọc thật nhanh cả một bài. Bạn cần phải biết đâu là phần nên đọc và đâu là phần nên bỏ qua.
– Trước khi đọc, cần xác định bạn muốn lấy những thông tin nào từ bài.
– Đọc theo cả chiều ngang và chiều dọc.
– Suy nghĩ như tác giả. Nếu đã quen thuộc với các tác phẩm của họ, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào những phần chính, có ý nghĩa và bỏ qua những nội dung phụ chỉ có tác dụng hỗ trợ lập luận của tác giả mà không cung cấp thêm gì khác.
– Đọc đoạn giới thiệu để nắm các ý chính sẽ được trình bày.
– Đọc câu đầu tiên trong đoạn – thông thường đây sẽ là câu chủ đề.
– Không cần đọc hết câu. Nếu phần đầu câu văn không có vẻ gì sẽ mang đến thông tin bạn muốn, cứ bỏ qua nó.
– Tập trung hơn vào những đoạn cuối bài, do chúng thường chứa nội dung tóm tắt, tổng kết, kết luận.
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ giao tiếp ngày nay: email, tin nhắn, Slack, cuộc gọi, gặp mặt trực tiếp, Facebook Workplace, … Thay vì đăng ký tài khoản và cố gắng sử dụng tất cả mọi thứ hãy chọn ra công cụ / ứng dụng phù hợp nhất cho bạn và nhóm của mình.
Lên lịch để thực hiện các task tương tự / gần tương tự trong cùng một thời gian. Cách này sẽ khiến bạn dễ dàng tập trung cho một mục tiêu duy nhất. Hơn nữa, nó còn giúp giảm gánh nặng nhận thức khi chúng ta phải chuyển từ nhiệm vụ này sang một nhiệm vụ khác không mấy liên quan.
Ví dụ: bạn có thể kiểm tra email, tin nhắn, check các cập nhật trên tài khoản mạng xã hội vào đầu buổi làm / giờ trưa / giờ nghỉ, hoặc thậm chí có thể chia ngày cho công việc (thứ Hai chuyên dùng cho họp hành, thứ Ba làm các công việc cần lên kế hoạch,…)
Maura Thomas – tác giả quyển Attention Management – cho biết, chúng ta cần những giây phút “vô định”, không hướng sự chú ý vào bất cứ điều gì. Nó có thể xảy ra lúc đang đứng đợi tính tiền trong siêu thị, hay khi đang đi bộ đến chỗ gửi xe. “Mặc dù không tập trung vào chuyện cụ thể, nhưng đây là lúc chúng ta đang chống lại những xao những và phân tâm. “Để mặc” tâm trí lang thang là cách bạn đang nói ‘Không’ với những cám dỗ khác như check điện thoại, lướt web, chơi games, xem TV,…”
Chúng ta không thể “ra lệnh” hay bắt ép bản thân phải đưa ra giải pháp cho vấn đề, phải có một ý tưởng mới, hay phải nhìn nhận mọi chuyện sâu sắc hơn. Chỉ trong những lúc tâm trí thật sự yên tĩnh và tự do thì những điều ấy mới xảy ra. Chúng ta thường nghĩ rằng không làm gì đồng nghĩa với việc không đem lại kết quả gì. Tuy nhiên, sự thật đôi khi hoàn toàn ngược lại.
Tham khảo:
Information Overload is Killing Your Productivity – John Hall
Information Overload, Why it Matters and How to Combat It – Interaction Design Foundation
Gross, Bertram M. (1964). The Managing of Organizations: The Administrative Struggle
Intel’s War on Information Overload: A Case Study
Xem thêm:
Mặc cảm thiếu cơ bắp – nỗi ám ảnh không thể nói của đàn ông
#Nghĩ: Cam kết năm mới hay lời hứa cho vui?
#Nghĩ: Phản thư viện – Giá trị của những quyển sách bạn… không đọc
#Nghĩ: Ngân hàng hạnh phúc “emotionally wealthy” và những tỷ phú cảm xúc
Những điều nhỏ nhặt mà nữ giới thường hay làm hoặc có sẵn trong thâm…
Đôi khi, những thức uống mà ta quen miệng gọi mỗi lần vào một quán…
Trong đây là 10 nghịch lý để thách thức cách suy nghĩ thông thường của…
Sự hiện diện của thực dân Pháp không chỉ giới hạn ở chính trị, mà…
Sau đây là những "sát thủ" thường đe doạ đến năng suất của một tổ…
Những tác phẩm của Trương Hán Minh, như là lời tự tình với cội nguồn văn…