The Millennials Life

Thu hút và giữ chân nhân sự “cốt lõi” là một bài toán lớn cho các công ty SME khi còn trong giai đoạn khởi nghiệp, chưa vững chân giữa thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay.

Làm sao tuyển được người tài năng để dẫn dắt công ty sang những chương mới đa sắc hơn? Phương pháp nào có thể thu hút được nguồn nhân sự chất lượng với ngân sách phù hợp? Yếu tố gì giúp doanh nghiệp tạo sự nổi bật trong mắt người tìm việc, dù không có quy mô hoành tráng hay lịch sử “huy hoàng”?

Tất cả đều được giải đáp trong sự kiện Fireside Chat with Experts: Recruitment success for SMEs, cùng sự góp mặt của chị Trang Phạm (HR Manager Igloo), một người hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành nhân sự với những quan điểm sâu sắc và sự nhạy bén trong việc đánh giá tiềm năng ứng viên.

---

Bài viết được The Millennials Life biên tập từ
nội dung podcast Recruitment success for SMEs

Trước khi vào phần phỏng vấn, chị có thể giới thiệu qua về mình?

Chào mọi người. Mình là Trang Phạm. Hiện mình đang là Quản lý Nhân sự (HR Manager) tại Việt Nam của Igloo – công ty Công nghệ Bảo hiểm số hàng đầu có trụ sở chính tại Singapore và loạt văn phòng ở các nước Đông Nam Á, Trung Quốc, Ấn Độ.

Trước đó, mình đã từng giữ các vị trí HR Manager tại Spores Network, Recruitment Manager tại NIC Group, và Chuyên viên Nhân sự tại TH Group.

Một điều thú vị là kinh nghiệm làm việc của mình đi từ nơi có quy mô lớn về nơi có quy mô nhỏ. Từ TH Group với 10 nghìn nhân viên, rồi đến NIC với khoảng 5 nghìn. Sau đó là Spores Network, và giờ là Igloo Việt Nam với số lượng nhân sự tại văn phòng chính dưới 30 người.

Với kinh nghiệm làm việc tại nhiều môi trường, từ các tập đoàn lớn đến các đơn vị startup, và hiện tại là SMEs, chị Trang có thể chia sẻ cách phân biệt cũng như những khác biệt về môi trường làm việc của SMEs so với những doanh nghiệp thuộc quy mô khác?

Startup là những đơn vị gọi vốn với founder là những người còn khá trẻ. Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs – small and medium enterprises) có thể là các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, hoặc công ty có vốn góp nước ngoài. Về quy mô, SMEs thường có từ 30 đến dưới 50 nhân sự. Với startup thì lượng nhân sự có thể phát triển từ vài chục, thậm chí vài người, trong giai đoạn đầu và lên đến vài trăm sau này.

SMEs và startup khác nhau ở mục tiêu kinh doanh. Startup là những công ty nhỏ với tầm nhìn lớn. Họ hoàn toàn có thể trở thành công ty lớn trong tương lai. Còn SMEs là những công ty đi theo mô hình và cấu trúc có sẵn trên thị trường.

Về cách thức làm việc, mình nghĩ không có quá nhiều khác biệt. Dù công ty quy mô nhỏ hay lớn thì cách làm việc vẫn phụ thuộc chủ yếu vào 2 yếu tố chính: người sáng lập (founder) và văn hóa doanh nghiệp.

Với mình, điểm đáng quan tâm chủ yếu chỉ là mình nhận được gì từ họ và những cơ hội, thách thức ở từng nơi như thế nào mà thôi.

Với vai trò là người làm việc cho SMEs, đâu là những thuận lợi và thách thức khi làm việc cho những đơn vị như thế?

Theo mình, có 3 điểm thuận lợi. Đầu tiên là cơ hội được làm việc trực tiếp với sếp hoặc với người sáng lập. Ở tập đoàn lớn, để liên hệ với “sếp trên” thì phải thông qua rất nhiều cấp khác nhau. Còn ở công ty hiện tại, mình báo cáo thẳng với CEO. Nhân viên trong công ty khi cần vẫn có thể đưa ý kiến trực tiếp và CEO vẫn có thể lắng nghe.

Thuận lợi thứ hai, đó là mình hoàn toàn có thể tạo ra những sản phẩm của riêng mình. Nếu làm tại công ty lớn, bạn cần phải đi theo quy trình có sẵn. Còn với SMEs hay startup thì căn bản họ cũng chưa có gì cả. Bạn nghĩ gì, muốn làm gì thì cứ trình bày ra như thế, đợi cấp trên phê duyệt là có thể đi vào thực thi.

Thời gian làm việc linh hoạt là một điểm cộng nữa của các công ty nhỏ. Ở Igloo, mọi người chỉ cần có mặt tại văn phòng vào đầu tuần và những ngày có họp. Theo mình, đây là một điểm mạnh mà SMEs có thể tận dụng để thu hút nguồn nhân lực.

Có thuận lợi thì cũng có thử thách. Với SMEs thì đó chính là quy trình tuyển dụng. Doanh nghiệp vừa và nhỏ, tức là họ… rất nhỏ. Bạn cứ hình dung là cái gì cũng chưa có, hoặc là có nhưng không được phân nhánh thành phòng ban riêng biệt. Chẳng hạn như hiện tại, dù mình có chức danh quản lý nhưng tất cả những công việc của HR mình đều tự thực hiện.

Ngoài ra, quyền lợi nhân viên chưa rõ ràng và brand name doanh nghiệp chưa có những là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc tìm kiếm và thuyết phục ứng viên.

Đâu là giải pháp chị đang áp dụng hoặc đang tư vấn áp dụng cho SMEs để bù đắp cho việc thiếu khuyết quyền lợi nhân viên?

Khi đi tìm việc, chúng ta đề ra rất nhiều tiêu chuẩn khác nhau cho công việc đó. Ví dụ như môi trường làm việc như thế nào, cơ hội học tập phát triển ra sao, hoặc chế độ đãi ngộ có tốt không.

Để thu hút ứng viên, bản thân mình luôn tập trung vào 2 yếu tố là môi trường và chế độ phúc lợi. Với SMEs chưa đáp ứng được những yếu tố này thì người HR cần có kế hoạch xây dựng dần dần. Trước đây Igloo vẫn chưa có HR ở Việt Nam, tất cả đều phụ thuộc vào HR tại trụ sở chính bên Singapore. Các bạn ở xa thì không thể biết được hết các hoạt động của nhân sự Việt Nam. Khi mình về, việc đầu tiên là xây dựng hệ thống phúc lợi và các chính sách hỗ trợ phù hợp cho nhân viên.

Ngoài ra, mình cũng dùng chính những thuận lợi khi làm việc tại SMEs để thuyết phục ứng viên: môi trường làm việc thoải mái, cơ hội làm việc trực tiếp với founder, đặc biệt là cơ hội thỏa sức sáng tạo để phát triển bản thân. Ví dụ như khi ở các doanh nghiệp lớn, bạn chỉ làm đúng một phần công việc đã được phát triển sẵn, nhưng với SMEs hay startup thì bạn có thể sẽ trải qua hết những chức năng khác nhau của công việc. Đó là cơ hội để bạn thoát ra được vùng an toàn và phát triển rất nhanh.

Với những thách thức về quy trình tuyển dụng của SMEs, người làm nhân sự cần làm gì để tiếp cận được nguồn ứng viên, hay nói nôm na là “để post tuyển dụng của mình được nhiều người nhìn thấy”?

Để có được CV, bạn cần “chăm sóc” cho thương hiệu tuyển dụng (employer brand name) và thương hiệu cá nhân (personal brand name).

Bước đầu tiên để có thương hiệu cá nhân, đó là xuất hiện càng nhiều trên các cộng đồng về nhân sự càng tốt, với một hình ảnh được xây dựng chuyên nghiệp, luôn giúp đỡ, luôn mang đến những hình ảnh đẹp nhất về công ty mình.

Trước đây khi làm ở TH Group, mình không quá chú trọng vào việc làm thương hiệu cá nhân, vì căn bản TH Group là một cái tên hot. Đăng tuyển công việc không bao giờ sợ thiếu CV cả.

Nhưng đến NIC Group lại khác. Do công ty hầu như không có chi phí cho tuyển dụng, thế nên người làm nhân sự bắt buộc phải có thương hiệu cá nhân thì mới có được hồ sơ. Sau một thời gian ở NIC, Linkedin của mình đã tăng từ 2.000 lên đến trên 5.000 người theo dõi.

Đừng đánh giá thấp việc giữ tương tác. Làm tốt điều này chẳng những có lợi cho hình ảnh cá nhân của bạn mà còn có ích cho quá trình tuyển dụng sau này của công ty. Thường thì khi gửi lời mời kết bạn, mình sẽ kèm theo vài dòng giới thiệu bản thân, vị trí, công ty hiện tại, và bày tỏ mong muốn được hợp tác với họ trong tương lai. Sau khi phỏng vấn xong, mình đều gửi mail cảm ơn; có kết quả thì thông báo rõ ràng. Nhờ vậy mà các bạn mình từng connect về sau cũng giới thiệu ứng viên phù hợp cho mình.

Một cách nữa mình áp dụng, đó là chia sẻ CV giúp các bạn có nhu cầu tìm việc. Mỗi khi đăng CV, mình vừa giúp được các bạn, vừa nhận lại được rất nhiều lời mời kết bạn khác để mở rộng mạng lưới quan hệ cá nhân.

Theo chị, giữa nhận định của ứng viên với thương hiệu và trải nghiệm của ứng viên thì đâu là yếu tố quan trọng hơn trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng?

Có nhiều cách để xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Ví dụ như hiện tại, tất cả những thông tin hoặc sự kiện gì của Igloo mình đều đưa lên các cộng đồng để mọi người được biết. Ngày trước khi còn làm ở Spores, công ty có làm giỏ rau quả tặng nhân viên. Mình chụp màn hình lại các đoạn chat cảm ơn của các bạn dành cho HR và BOD, sau đó đăng lên. Đó là cơ hội để người HR để lại ấn tượng tốt về công ty trong mắt người ngoài, qua đó gia tăng mong muốn được vào đây làm việc.

Nhưng nếu chỉ chăm chăm quảng bá hình ảnh, vẽ vời đủ thứ tốt đẹp mà không quan tâm đến trải nghiệm ứng viên thì cũng không ý nghĩa gì lắm. Một bạn ứng viên với trải nghiệm tốt sẽ nhắc đến và giới thiệu mình cho nhiều người khác nữa.

Với mình, trải nghiệm của các bạn từ khi còn là ứng viên đến khi thành nhân viên là vô cùng quan trọng. Cách mình đang làm để tăng trải nghiệm ứng viên chính là những bức thư cảm ơn sau mỗi cuộc phỏng vấn. Đôi khi mình cũng bị mệt, bị lười nếu số lượng phỏng vấn quá nhiều. Nhưng nếu đặt mình vào vị trí ứng viên – phỏng vấn đã đủ căng thẳng, xong lại hồi hộp chờ đợi kết quả cho một công việc mình rất hy vọng nhưng mãi chẳng thấy phản hồi gì – thì việc nhận một bức thư cảm ơn vì đã dành thời gian phỏng vấn cũng khiến mình cảm thấy ấm áp phần nào.

Đối với nhân viên, người làm nhân sự cần phải xem họ là một phần của tổ chức, trân trọng họ từ ngày đầu cho đến ngày cuối. Thông thường, trước khi rời công ty, mình đều làm exit interview cho nhân viên để biết vì sao họ không tiếp tục đồng hành cùng tổ chức nữa. Nói nôm na thì HR là người đón họ đến thì cũng nên là người tiễn họ đi.

Với những trường hợp mà ứng viên gặp trải nghiệm không tốt vì những lý do đến từ những yếu tố khác (hiring manager hoặc phòng ban khác) thì nên xử lý như thế nào?

Dù khởi đầu có chỉn chu đến đâu nhưng quá trình không tốt (chẳng hạn như người phỏng vấn đến muộn, phỏng vấn chớp nhoáng, ăn mặc lôi thôi, …) thì chắc chắn kết quả cuối cùng – trải nghiệm ứng viên – sẽ bị ảnh hưởng. Chuyện này dù ngoài ý muốn nhưng vẫn có thể xảy ra.

Với trải nghiệm của mình, đa phần các bạn ứng viên đều nhận thấy được rằng HR đã làm tốt công việc của mình rồi. Còn lại cảm xúc, nhận định của các bạn là cái mình không tác động được. Vậy nên để tránh tình trạng này, người nhân sự nên truyền tải thông điệp về việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng một cách thường xuyên và nhất quán đến các phòng ban khác. Hình ảnh công ty có được xây dựng tốt hay không thì không phụ thuộc vào mỗi bộ phận HR, mà tất cả các cá nhân khác cũng phải là một phần của công cuộc đó.

Chị có thể chia sẻ về việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho SMEs? Đâu là những tiêu chí đánh giá liệu kế hoạch đó có hiệu quả hay không?

Một kế hoạch tuyển dụng bao giờ cũng được chia ra thành các vị trí cần ưu tiên và chưa cần ưu tiên. Tiếp đó, cần biết công ty muốn tuyển dụng bao nhiêu vị trí và mỗi vị trí thì lấy nguồn ứng viên từ đâu. Ví dụ, với các vị trí bình thường, bạn có thể đi đăng tin trên các cộng đồng, hội nhóm. Nhưng với vị trí trưởng bộ phận thì không làm thế được. Đó là những vị trí mà người HR phải đi “săn” ứng viên tại các cộng đồng HR lớn hoặc qua nguồn giới thiệu, chứ ứng viên ít khi chủ động nộp hồ sơ.

Bước xây dựng chi phí sẽ phải tùy vào nguồn kinh phí mà doanh nghiệp chi ra cho tuyển dụng. Nếu kinh phí không nhiều, hoặc thậm chí không có, thì người làm nhân sự nhất thiết phải dùng đến mạng lưới mối quan hệ riêng và hình ảnh thương hiệu cá nhân để có được CV.

Để đo lường hiệu quả tuyển dụng, chúng ta có các tiêu chí như sau: (1) chi phí cho mỗi hồ sơ ứng viên, (2) tỉ lệ tuyển dụng thành công trên số lượng hồ sơ, (3) thời gian tuyển dụng bình quân cho một vị trí, và (4) chi phí tuyển dụng cho ứng viên mới.

Chị có lời khuyên gì cho những bạn đam mê nghề nhân sự?

Với những bạn vừa chập chững, hãy bắt đầu từ vị trí thực tập (intern). Đây là vị trí không yêu cầu kinh nghiệm, chỉ cần bạn có thái độ tốt, chăm chỉ, yêu nghề. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ có cơ hội hỗ trợ nhiều phòng ban, từ đó biết được những công việc đơn giản nhất của nhân sự là như thế nào.

Ngoài sách vở, cách nhanh nhất để học hỏi chỉ có làm việc lấy kinh nghiệm. Ngoài ra, bạn có thể tham gia những cộng đồng về nhân sự trên Facebook hoặc Linkedin, ví dụ như nhóm HR Talks của chị Thảo Trần (Head Of People & Culture Pizza Hut Digital Ventures).

Cảm ơn chị Trang Phạm vì buổi trò chuyện này!

Xem lại toàn bộ nội dung Fireside Chat: JobHopin Podcast
Tham gia Digikigai và theo dõi thêm các số sau: Cộng đồng Digikigai

VIỆC LÀM MỚI NHẤT TỪ JobHopin