Theo một nghiên cứu được thực hiện tại Mỹ năm 2019, người lao động nước này dành trung bình 5 giờ mỗi ngày cho việc kiểm tra email. Sau khi đại dịch xảy ra , số lượng email một người nhận được đã tăng 100%, số email cuối tuần tăng 1000% (số liệu tháng 3/2020).
Mặc dù đã trở thành một phương thức trao đổi thuận tiện và cần thiết cho công việc cũng như giao tiếp thông thường, email vẫn có những bất lợi nhất định. Một hộp thư đến đầy ắp có thể gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc, đời sống cá nhân và sức khỏe tinh thần của bạn.
Trí óc chúng ta không thể nhanh chóng ‘chạy qua chạy lại’ giữa hộp thư đến sang một tác vụ rồi lại quay về hộp thư đến.
Cal Newport – tác giả A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload.
Chúng ta cần từ 5 đến 15 phút để bộ não chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Điều này gây ảnh hưởng 20-80% đến năng suất tổng thể của bạn.
Ngoài ra, đối mặt với một hộp thư quá tải còn dẫn đến tình trạng lo âu. Trí óc bạn bị kích thích bởi sự thật rằng “mình đang bỏ qua một con người cần sự giúp đỡ”.
Photo: Ted Kulakevich
“Việc đầu tiên là xem những email của bạn như thể một nhiệm vụ cần làm, với những bước nhỏ cần sắp xếp. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng email làm kênh giao tiếp chính của mình với đồng nghiệp để tránh bị xao nhãng bởi hàng trăm thông báo đến từ các nền tảng khác nhau.” – Dvir Ben-Aroya – đồng sáng lập kiêm CEO của Spike
Mặc dù bạn có thể dùng thư điện tử làm một kênh liên lạc, trao đổi công việc, nhưng không nên bất cứ cái gì cũng gửi mail.
Với những chủ đề cần được giải thích sâu, những nội dung hướng dẫn, phản hồi,… sẽ tốt hơn khi trao đổi trực tiếp. Ngoài ra, bạn luôn có thể gọi điện thoại cơ mà.
Nói đúng hơn, đây là một trạng thái tâm lý chứ không phải tình hình thực sự của hộp thư đến. Để tránh bị quá tải bởi hộp mail đầy ắp, bạn có thể thử một số cách sau:
– Quy tắc 2 phút: nếu bạn có thể phản hồi email trong ít hơn 2 phút, hãy trả lời và chuyển sang việc khác.
– Một lần duy nhất: đặt ra một khung giờ dành cho email, bất kể bạn dùng thời gian đó để trả lời, xóa, lưu trữ, hay sắp xếp.
– Trả lời hàng loạt: tùy vào mỗi người mà tần suất trả lời có thể khác nhau. Bạn có thể dành cuối ngày làm việc cho việc này, hoặc trả lời email 2 lần một ngày. Chọn một khung thời gian phù hợp với bạn và đừng quên tính giờ để tránh bị cuốn vào ‘vòng xoáy’ email.
Đang tập trung làm việc, đột nhiên lại được thông báo có email. Bạn cảm thấy không thể tập trung tiếp tục cho đến khi nào check xem email vừa nhận nói gì.
Cách đơn giản nhất là tắt thông báo email để tập trung vào công việc. Bạn có một quãng thời gian riêng để check email rồi. Vào phần cài đặt ứng dụng trên điện thoại hoặc sử dụng các công cụ như Offtime, Freedom cho trình duyệt web – chúng giúp chặn thông báo và đóng các nền tảng thư điện tử vào những quãng thời gian nhất định.
Càng nhiều thư mục thì sẽ càng dễ phân loại và tiếp kiệm thời gian hơn? Không sai, nếu bạn là một người giỏi sắp xếp.
Tuy nhiên, sự thật thì việc tạo và quản lý thư mục tốn rất nhiều thời gian. Trung bình, một người có thể tạo 37 thư mục email. Và cứ mỗi năm ngày thì chúng ta lại có xu hướng tạo thêm một thư mục mới. Kết quả, mỗi ngày chúng ta dành ra khoảng 14 phút để sắp xếp email vào thư mục và quản lý các thư mục của mình.
Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ tài liệu, hãy dùng các nền tảng khác lưu trữ đám mây như Dropbox. Ngoài ra, giữ càng ít folder càng tốt.
Không như câu đùa “Đừng buồn nữa. Hãy vui lên.”, lời khuyên “Nếu không muốn bị quá tải thì nhận ít email lại.” là một lời khuyên nghiêm túc đấy.
Bạn có thể nhận ít email lại bằng cách:
– Hủy đăng ký (unsubscribe) những bản tin (newsletter) không cần thiết. Đồng thời, trước khi đăng ký nhận bản tin nào, hãy nghĩ xem bạn có thực sự sử dụng những thông tin đó không.
– Gạch tên ra khỏi những danh sách gửi thư (mail list) mà bạn không có nhu cầu nữa. Buổi hội thảo bạn đi năm ngoái, nhóm tình nguyện bạn tham gia hai năm trước,… là một số ví dụ. Bạn có thể gửi yêu cầu để người quản lý những nơi đó bỏ bạn ra khỏi danh sách gửi thư.
– Gửi thư ít lại. Càng gửi nhiều thì càng nhận lại nhiều.
Bạn có thể dùng địa chỉ email chính cho công việc và các thư từ cần thiết và một địa chỉ phụ cho những thư ít quan trọng hơn hoặc chuyên dùng để điền vào các yêu cầu đưa địa chỉ email.
Đây là cách đơn giản để tránh nhận quá nhiều thư spam, không mất thời giờ dọn dẹp hộp thư đến.
Bạn có thể chia sẻ lịch làm việc của mình với đồng nghiệp và gia đình để họ biết đâu là quãng thời gian bạn cần tập trung làm việc, hoặc đâu là lúc bạn nghỉ.
Ngoài ra, bạn có thể tạo câu trả lời vắng mặt tự động cho hộp thư của mình. Chỉ cần nêu chính xác quãng thời gian bạn không thể trả lời thư, giải thích ngắn gọn lý do và đưa ra một người thay thế để liên hệ trong thời gian này.
Xem thêm:
#NgườiLớnĐiLàm: Những thói quen nhỏ nhưng cần thiết trong công việc
#NgườiLớnĐiLàm: Bạn là “chim sớm” hay là “cú đêm”?
#NgườiLớnĐiLàm: Hóa giải “cơn ác mộng” làm việc cuối tuần với 5 giải pháp đơn giản
#NgườiLớnĐiLàm: Làm thế nào để tránh xa “drama” nơi công sở?
Ngày càng nhiều người lựa chọn việc giảm tần suất sử dụng hay bỏ hẳn…
Trong tập 5 của podcast Extra Money, chúng ta đã được nghe những chia sẻ…
Cùng chúng tôi cập nhật về lễ hội âm nhạc Waterbomb sắp đến mảnh đất…
Thời Trần không những nổi tiếng với các chiến công hiển hách trong việc chống…
Nữ ca sĩ/rapper MAYonair (tên thật là Hoàng Hương Quỳnh Mai), là một cái tên…
Cơn bão Yagi đổ bộ vào Việt Nam đã để lại nhiều hậu quả, tổn…