5 dấu hiệu cho thấy bạn và tổ chức đang làm việc kém hiệu quả

Sau đây là những “sát thủ” thường thấy đe doạ đến năng suất của một tổ chức; cùng với một số giải pháp để giải quyết chúng nhanh chóng, nhằm thúc đẩy bạn cũng như đồng nghiệp xung quanh đạt được những thành tựu trong tương lai.

Ở thời điểm hiện tại, có thể thấy các yếu tố vĩ mô như lãi suất cao, sự thiếu hứng thú đầu tư, môi trường chính trị không chắc chắn và mối đe dọa từ nền kinh tế suy thoái đều đã phần nào góp phần gây nên áp lực lên các công ty hiện nay.

Thêm vào đó, sau khi đại dịch kết thúc, về phía những người làm thuê tại các tổ chức này, những căng thẳng mới đã bắt đầu xuất hiện khi nhu cầu mở rộng quy mô không còn “màu mỡ” như trước nữa. Các đợt sa thải tiếp tục diễn ra trong nhiều ngành công nghiệp, khiến nhiều nhân viên lo lắng và tự hỏi liệu họ có phải là người tiếp theo không.

Khi chúng ta đang dần tiến tới những tháng cuối cùng của quý 4, các tổ chức đang đối mặt với khó khăn trong việc duy trì sự gắn kết của nhân viên và tình trạng mệt mỏi, bất mãn nói chung. Nhiều nhà lãnh đạo khi đó lại tự hỏi mình rằng: “Làm thế nào để tôi đưa tổ chức của mình trở lại trạng thái hoạt động đỉnh cao và đạt được những thành tích mới?“

Nhưng trước hết, ta phải hiểu một điều như thế này: Các tổ chức là tập hợp của nhiều con người khác nhau và hoạt động giống như cơ thể của mình vậy; với nhiều hệ thống phức tạp phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi hệ thống đều có chức năng riêng biệt, yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng để hoạt động tốt và hiệu quả. Chính vì thế, nếu có bất cứ điều gì không ổn, nó có thể dẫn đến những vấn đề khác phát sinh.

Chìa khóa cho một tổ chức hoạt động hiệu là xác định được các vấn đề tồn tại và có những bước chủ động đúng đắn để giải quyết chúng. Dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp lại những “sát thủ” thường thấy đe doạ đến năng suất của một tập thể làm việc; cùng với một số giải pháp để giải quyết chúng nhanh chóng, nhằm thúc đẩy bạn cũng như đồng nghiệp xung quanh đạt được những thành tựu trong tương lai.

1. Chậm phản ứng

Nếu bạn hoặc chính tổ chức/công ty chung, phản ứng quá chậm trước những thay đổi trong nội bộ hoặc ngành của mình, ta sẽ có nguy cơ bị đối thủ vượt mặt. Điều này có thể làm gây mất tinh thần nhân viên, gây khó chịu cho khách hàng và gửi “tín hiệu” đến những người giỏi nhất rằng tổ chức của bạn đang tụt hậu.

Đôi khi, tình huống này xảy đến vì bạn hay tổ chức đang cố gắng đạt sự hoàn hảo, nhưng chính nó lại là nguyên nhân kìm hãm chúng ta lại. Bởi vậy tốt hơn hết, ta nên chỉ hoàn thiện khoảng 80%, sau đó chỉ ra được một số khía cạnh cần được cải thiện và nhanh chóng điều chỉnh từ đó.

Giải pháp:

Hiểu rõ trong các đầu việc của mình, điều gì cần phải đạt sự hoàn hảo và điều gì có thể chỉ cần tốt thôi, rồi từ đó hãy ưu tiên thời gian và nguồn lực một cách hợp lý.

Bạn cũng nên đặt ra các thời hạn có vẻ gấp rút hoặc thử thách, nhằm thúc đẩy tiến độ công việc. Tuy nhiên, nếu có những lý do chính đáng, bạn có thể gia hạn thời gian một chút. Điều này sẽ giúp tổ chức của bạn xây dựng được một một môi trường làm việc nhanh nhẹn và kịp thời, nhưng không hề gò bó.

Nếu bạn có thể đưa ra 3 quyết định trong cùng khoảng thời gian mà đối thủ cạnh tranh chỉ đưa ra 2, thì đó sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh lớn của công ty. Điều đó có nghĩa là khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp tổ chức vượt qua đối thủ, ngay cả khi một số quyết định đó không hoàn hảo 100%.

2. Sự mệt mỏi đến từ tần suất họp trong một ngày

Chắc hẳn bạn và đồng nghiệp đã từng bước ra khỏi phòng họp với những câu hỏi như là: lý do vì sao mình có mặt, mục tiêu của cuộc họp là gì, hoặc các bước thực hiện tiếp theo sẽ ra sao. Trong khi một cuộc họp vốn dĩ là để khiến cho các thành viên trong tổ chức nắm được tình hình của một dự án, thì điều trên có thể cho thấy việc họp hành ở một số công ty hiện này là kém hiệu quả.

Theo một báo cáo của Flowtrace, họ đã ước tính rằng một nhân viên làm việc toàn thời gian thường trung bình dành 5 giờ mỗi tuần trong các cuộc họp và khoảng 4 tiếng để chuẩn bị cho chúng. Con số này sẽ càng tăng nếu ta đang nói đến những người ở vị trí quản lý – gần 23 giờ mỗi tuần lận, hay có thể nói là hơn một nửa thời gian làm việc của mình! Ngoài ra, hơn 65% nhân viên cho rằng các cuộc họp đang cản trở họ hoàn thành công việc đúng hạn chót.

Giải pháp:

Tổ chức có 2 lựa chọn: Một là cải thiện hiệu suất các cuộc họp, hai là giảm số lượng lại. Bước đầu tiên là đảm bảo các cuộc họp có mục tiêu rõ ràng. Nếu mục tiêu không rõ ràng, đừng tổ chức cuộc họp. Giảm thời gian họp và giới hạn người tham dự bằng việc chỉ mời những người thực sự cần có mặt. Hơn nữa, ta hãy gửi tài liệu sẽ thuyết trình trước và dành ra thời gian để mọi người đọc và thảo luận; khi đó, cuộc họp sẽ bắt đầu khi chuyên đề của cuộc họp đã được hiểu một cách thấu đáo.

Tần suất họp hành cao tại các công ty đang trở thành “con dao 2 lưỡi”. Nguồn ảnh: Kateryna Onyshchuk/Shutterstock.

3. Có thể, một dự án đang thiếu người đưa ra quyết định

Các tổ chức thường muốn tạo ra một văn hóa nơi mọi tiếng nói đều được lắng nghe, thu thập ý kiến từ mọi nguồn và ở mọi cấp độ, với niềm tin rằng nhiều ý tưởng sẽ mang lại giải pháp tốt hơn.

Vấn đề là sức mạnh này cũng có thể trở thành kẻ thù lớn nhất của tổ chức. Nếu tổ chức của bạn không rõ ràng về việc ai có quyền nắm quyết định cuối cùng, sẽ rất khó để mọi người tiến triển công việc. Văn hóa đồng thuận có thể dẫn đến một văn hóa chậm trễ – hoặc khiến những quyết định tồi hoặc giải pháp chung chung được đưa ra vì tinh thần thỏa hiệp, điều này không giúp tổ chức nổi bật trong một thị trường cạnh tranh và đông đúc.

Giải pháp:

Đối với các quyết định quan trọng trong tổ chức, bạn cần phải xác định rõ ai là người có quyền quyết định bằng cách sử dụng một “ma trận quyền ra quyết định chính thức” (formal decision rights matrix). Đây là một công cụ giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm trong việc ra quyết định.

Trong các cuộc họp, bạn cần làm rõ ai là người chịu trách nhiệm điều phối hoặc quản lý, và ai là người có quyền quyết định cuối cùng. Điều này giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ vai trò của mình và tránh sự mơ hồ trong việc đưa ra quyết định.

Hơn nữa, tổ chức nên có trách nhiệm đào tạo cho các quản lý về các dạng ủy quyền. Nhiều quản lý thường cho rằng ta chỉ có 2 lựa chọn: hoặc họ tự quyết định mọi thứ, hoặc nhân viên có toàn quyền tự quyết. Tuy nhiên, trên thực tế là ta có nhiều cách khác nữa mà đôi khi còn hiệu quả hơn giữa 2 lựa chọn kia.

4. Nhân viên không nắm rõ được những kỳ vọng mà tổ chức cần

Gallup đã thực hiện một phân tích tổng hợp trên hơn 110.000 đội nhóm và nhận thấy rằng, yếu tố cơ bản nhất để thu hút nhân viên chính là việc nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ. Khi điều này không được đảm bảo, năng suất, sự gắn kết, khả năng giữ chân nhân viên và sự hài lòng của khách hàng đều giảm sút.

Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do: các quản lý không truyền đạt rõ ràng kỳ vọng, mô tả công việc không cụ thể, không có sự phản hồi và trao đổi thường xuyên, kỳ vọng thay đổi thất thường hoặc không nhất quán, hoặc nhân viên không có đủ đào tạo và tài nguyên để hoàn thành công việc tốt.

Giải pháp:

Nếu đang là người giữ trức vụ cao nhất, hãy bắt đầu kiến tạo một môi trường luôn thiết lập mục tiêu trước khi làm việc, và đảm bảo tổ chức của bạn hiểu rõ các mục tiêu và hướng đi của mình. Đảm bảo rằng các quản lý và nhân viên có những buổi họp ngắn và thường xuyên xem xét, điều chỉnh tiến độ, phản hồi về mục tiêu.

Ngoài ra đối với việc tuyển dụng, tổ chức cần thêm vào mô tả vai trò cụ thể vào vị trí đó. Đảm bảo mỗi nhân viên mới đều hiểu được mục tiêu hiện tại của công ty cũng như phòng ban trong những tháng đầu tiên. Ta cũng nên thường xuyên khảo sát các đội nhóm để phát hiện các khoảng trống trong vai trò và nhanh chóng giải quyết chúng.

5. Thiếu sự khuyến khích/động lực, hoặc khi chính nó không phù hợp

Động lực rất quan trọng vì chúng thúc đẩy hành vi của nhân viên. Nếu tổ chức không có một cơ cấu động lực phù hợp, nhân viên có thể trở nên chậm chạp và không tiến triển, dù công ty đã biết mình cần phải đi theo hướng nào. Điều này sẽ giống như việc bị mắc kẹt trong bãi lầy vậy: bạn biết hướng đi, nhưng không thể tiến lên được vì không ai đang cố gắng hết sức.

Hơn nữa, sự không phù hợp trong động lực có thể xảy ra khi động lực ngắn hạn (ví dụ như tiền thưởng hoặc phần thưởng ngắn hạn) không phù hợp với các mục tiêu chiến lược dài hạn của tổ chức. Ví dụ, nếu phần thưởng chỉ tập trung vào mục tiêu ngắn hạn, nhưng tổ chức lại cần đạt được những mục tiêu dài hạn, thì nhân viên có thể mất phương hướng.

Ngoài ra, nếu các động lực quá chung chung và không xét đến các vai trò và nhu cầu khác nhau của nhân viên, nó sẽ không hiệu quả. Mọi người sẽ không cảm thấy được khích lệ theo đúng cách, vì những động lực không phản ánh chính xác nhiệm vụ hoặc đóng góp của họ.

Các chỉ số đánh giá nhân viên cũng có thể gây ra vấn đề. Nếu chỉ số quá phức tạp để nhân viên hiểu, hoặc không được định nghĩa rõ ràng, thì nhân viên sẽ không biết thành công trông như thế nào và sẽ không có động lực phấn đấu đạt được mục tiêu.

Giải pháp:

Đảm bảo rằng các động lực được gắn kết với mục tiêu và kết quả của công ty, bao gồm cả kết quả tài chính và phi tài chính. Điều này có nghĩa là động lực không chỉ nên xoay quanh tiền bạc, mà còn cần phản ánh các giá trị khác như phát triển kỹ năng, sự hài lòng của khách hàng, hoặc tiến bộ nghề nghiệp.

Tạo sự cân bằng giữa các động lực ngắn hạn và dài hạn. Bạn cần có cả 2 để thúc đẩy nhân viên hành động trước mắt và duy trì mục tiêu dài hạn.

Ngoài ra, tổ chức chỉ nên sử dụng một số chỉ số rõ ràng và có thể đo lường mà mọi người sẽ hiểu và thực hiện được. Đừng làm cho quá trình đánh giá trở nên phức tạp hoặc mơ hồ. Thường xuyên chia sẻ kết quả của các chỉ số quan trọng đó với mọi người. Điều này giúp nhân viên có thể điều chỉnh hành vi của họ kịp thời và tìm ra những cách sáng tạo để đạt mục tiêu.

Xem thêm những bài viết khác dưới đây:

Dao Thomas