Với hơn hàng triệu người áp dụng vào quá trình làm việc và học tập hằng ngày, phương pháp quả cà chua (The Pomodoro Technique) là một công cụ mạnh mẽ giúp ta cải thiện sự tập trung và năng suất, đồng thời cân bằng lại các ngày làm việc của bản thân.
Bạn có đang dễ bị phân tâm hoặc lúc nào cũng muốn trì hoãn công việc không? Nếu vậy thì bạn không phải là người duy nhất đâu.
Trong một thế giới đầy rẫy những cám dỗ, việc tập trung là một thử thách lớn. Khi các công việc dồn đống và thời gian không ngừng trôi qua, ta thường phải cố gắng tận dụng những khoảnh khắc năng suất nhất của mình để làm được nhiều việc nhất có thể. Nếu vội vàng làm việc nhanh nhất có thể trước khi “deadline dí”, ta có thể làm xong công việc; thế nhưng mặt trái của thói quen này là nó thường dẫn đến kiệt sức và chất lượng công việc giảm sút.
Liệu ta có thể phá vỡ chu kỳ này và chủ động quản lý thời gian hàng ngày không? Với phương pháp Pomodoro, thì bạn hoàn toàn có thể. Phương pháp quản lý thời gian này sẽ giúp bạn tối ưu hoá thời gian vốn có của mình, thay vì phải “gồng mình” đối đầu với nó. Nếu bạn bắt đầu áp phương pháp này và thay đổi thói quen làm việc của mình, nó sẽ giúp bạn gia tăng năng suất một cách vượt bậc.
Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro là gì?
Với tên gọi trong tiếng Việt có nghĩa là phương pháp quả cà chua, đây là một chiến lược quản lý thời gian được sử dụng khá phổ biến. Khi đó, ta sẽ chia nhỏ công việc đang làm thành các khoảng thời gian ngắn, được ngắt quãng bởi những khoảng nghỉ ngắn. Khoảng thời gian tối ưu là 25 phút làm việc, sau đó nghỉ 5 phút. Lặp lại chu kỳ này 4 lần, rồi nghỉ dài hơn từ 15-20 phút trước khi bắt đầu lại.
Francesco Cirillo đã nghĩ ra kỹ thuật này khi ông còn là sinh viên đại học vào cuối những năm 80. Người ta kể lại rằng, ông cần một cách hiệu quả để tổ chức lịch học của mình, và một chiếc đồng hồ nhà bếp hình quả cà chua đã truyền cảm hứng cho phương pháp sáng tạo đó.Francesco đã đặt tên cho phương pháp này là Pomodoro, từ tiếng Ý của quả cà chua.
Nhưng khi phát triển phương pháp này, Francesco Cirillo không ngay lập tức chọn mô hình 25-5 như đã nói ở trên. Ông đã thử nghiệm với nhiều khoảng thời gian làm việc khác nhau; từ 2 phút cho đến 60 phút. Sau một hồi, ông nhận thấy khoảng thời gian 25 phút làm việc trở nên hiệu quả nhất đối với bản thân. Thế nhưng, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh khoảng thời gian đấy ngắn hơn hoặc dài, để phù hợp với mình.
Phương pháp này hoạt động như thế nào?
Phương pháp Pomodoro không chỉ đơn thuần là một kỹ thuật đếm thời gian. Đây còn là một lối tư duy giúp bạn phát triển thói quen làm việc hiệu quả hơn và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với thời gian. Để thiết lập tư duy đó,Francesco Cirillo đã vạch ra 5 quy trình để giúp mọi ngườitiến bộ và quản lý thời gian hiệu quả hơn:
- Quy trình nội tại: Tập trung vào việc nhận thức bản thân để hiểu rõ mối quan hệ của bản thân với thời gian, các yếu tố làm hình thành sự trì hoãn và môi trường làm việc lý tưởng để loại bỏ nó.
- Quy trình cốt lõi: Nền tảng của việc quản lý thời gian hiệu quả, bao gồm các khoảng thời gian làm việc 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút.
- Quy trình hàng ngày: Quá trình lập kế hoạch cho mỗi ngày. Ví dụ như đầu việc bạn chọn là gì, ước lượng thời gian thực hiện và tìm cách cải thiện thời gian cũng như lịch trình của ngày hôm trước.
- Quy trình hàng tuần: Cái nhìn tổng quan về tuần để lập kế hoạch dài hạn và xem xét, thường được thực hiện vào đầu mỗi tuần.
- Quy trình đội nhóm: Sự thích ứng của phương pháp quả cả chua cho các đội nhóm để đồng bộ hóa chu kỳ làm việc – nghỉ ngơi và cải thiện sự hợp tác.
Nhiều người thường bắt đầu với quy trình cốt lõi để cảm nhận cách thức hoạt động của phương pháp này. Nhưng nếu bạn thêm vào các quy trình nội tại, hàng ngày và hàng tuần, thì khả năng quản lý thời gian mới thực sự được cải thiện.
Quy trình cốt lõi của phương pháp quả cà chua
Quy trình cốt lõi sẽ bao gồm 5 bước chính:
- Chọn 1 đầu việc cụ thể cho khoảng thời gian hiện tại, chia nhỏ nó thành từng phần để phù hợp với khoảng thời gian.
- Đặt đồng hồ hẹn giờ cho khoảng thời gian tuỳ chọn. Bạn có thể bắt đầu với 25 phút nếu muốn theo phương pháp truyền thống, hoặc thay đổi để phù hợp với sở thích cá nhân.
- Dồn toàn bộ sự chú ý vào nhiệm vụ được chọn cho đến khi đồng hồ báo hiệu kết thúc thời gian làm việc và nhắc nhở bạn đến giờ nghỉ (nhớ là không liếc nhìn email, mạng xã hội hay ảnh mèo dễ thương nhé!).
- Nghỉ ngắn 5 phút và làm một việc hoàn toàn không liên quan đến công việc (chẳng hạn như đi bộ nhanh nếu bạn đã ngồi làm việc trước máy tính).
- Lặp lại các bước 1-4 tổng cộng 4 lần, sau đó nghỉ dài hơn 15-20 phút trước khi bắt đầu lại chu kỳ Pomodoro.
Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần ưu tiên các đầu việc hàng tuần và lập kế hoạch cho mỗi ngày làm việc. Đó là lý do vì sao quy trình hàng ngày và hàng tuần như đã đề cập ở trên là rất quan trọng. Dần dần, khi cảm nhận được phương pháp quả cà chua phù hợp với mình, bạn sẽ thấy việc lập kế hoạch và tối ưu hóa ngày làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Thêm vào quy trình nội tại sẽ yêu cầu một sự thay đổi hoàn toàn về những thói quen của bản thân. Bạn sẽ cần phải đối diện với những “thói hư tật xấu” và sẵn sàng thay đổi. Việc thay đổi thói quen không phải lúc nào cũng dễ dàng; nhưng nếu từng ngày cải thiện, bạn sẽ dần có mối quan hệ tốt với thời gian.
Ta có thể cá nhân hoá phương pháp này như thế nào?
Phương pháp quả cà chua không nhất thiết phải cố định với mọi người. Bạn có thể cá nhân hóa nó để sao cho phù hợp với phong cách làm việc của mình. Hãy thử điều chỉnh theo 2 cách sau:
1. Điều chỉnh theo khung thời gian làm việc
Đây là cách phổ biến nhất để cá nhân hóa phương pháp quản lý thời gian này. Thời gian lý tưởng của bạn có thể khác so với chuẩn 25-5 tùy thuộc vào khoảng thời gian tập trung tối ưu, độ phức tạp của công việc và mức độ năng lượng.
Ví dụ, nếu bạn đang làm một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung sâu như lập trình phần mềm, hãy sử dụng quy tắc 52-17, tức là 52 phút làm việc và nghỉ 17 phút. Hoặc bạn có thể gấp đôi thời gian chuẩn và làm việc trong 50 phút, sau đó nghỉ 10 phút khi đồng hồ kêu.
Ngoài ra, các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo cao có thể khiến bạn mệt mỏi về mặt tinh thần sau 25 phút, vì vậy hãy chuyển sang 15 phút làm việc và 5 phút nghỉ. Bạn cũng có thể tăng số phiên làm việc trước khi nghỉ dài hơn khi sử dụng các khoảng thời gian làm việc ngắn.
2. Đặt mục tiêu xem bạn có thể áp dụng phương pháp quả cà chua bao nhiêu lần trong một ngày
Khi ta có một mục tiêu hàng ngày, điều đấy sẽ giúp bạn duy trì động lực và theo dõi tiến độ. Bằng cách quyết định số phiên Pomodoro sẽ thực hiện mỗi ngày, bạn đang tạo ra một lộ trình và mục tiêu rõ ràng để hướng đến. Số phiên lý tưởng hàng ngày phụ thuộc vào tính chất của các công việc và khả năng, sở thích cá nhân của bản thân.
Một ngày làm việc 8 tiếng thường cho phép thực hiện tối đa 16 phiên Pomodoro, nhưng đó không phải lúc nào cũng là một mục tiêu thực tế. Bạn có thể thử nhắm đến 12 phiên để dễ đạt được hiệu quả hơn; số lượng đó có thể giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi về mặt tinh thần và làm các công việc nhẹ khác.
Tuy nhiên, khi làm các đầu việc đòi hỏi tư duy cao như phân tích dữ liệu, mục tiêu 8 phiên Pomodoro sẽ phù hợp hơn. Bạn cũng có thể cần giảm số phiên nếu nhận thấy chất lượng công việc giảm sút hoặc khi cảm thấy khỏe.
Lợi ích của việc chia nhỏ công việc thành các phiên Pomodoro
Vậy, điều gì đã làm cho phương pháp này trở nên phổ biến? Dưới đây là một số lợi ích của việc chia ngày làm việc thành những khoảng thời gian nhỏ:
Giữ vững sự tập trung
Những phiền nhiễu nhỏ có thể tích tụ nhanh chóng, khiến bạn tự hỏi thời gian đã trôi qua như thế nào. Một cuộc trò chuyện ngắn với đồng nghiệp, một cái nhìn thoáng qua trên mạng xã hội; và rồi trước khi bạn nhận ra…một giờ đã trôi qua.
Phương pháp Pomodoro giúp bạn tránh khỏi những “kẻ đánh cắp thời gian” này bằng cách giữ bạn tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Nó cũng đảm bảo rằng bạn không lãng phí thời gian quý báu để lấy lại sự tập trung sau khi bị gián đoạn.
Tăng năng suất
Sự trì hoãn có thể giảm mạnh năng suất và động lực của bạn, và nó rất khó tránh khi các phiền nhiễu luôn bủa vây ta tứ phía. Điều này có thể dẫn đến vòng lặp trì hoãn, khiến bạn ngày càng khó bắt đầu công việc đã bị né tránh. Ta có thể phá vỡ vòng lặp này bằng cách chia nhỏ các dự án lớn thành những phần nhỏ dễ quản lý hơn. Chỉ cần biết rằng công việc của bạn có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể có thể giúp bạn bắt tay vào dự án và giữ vững tiến độ để tăng năng suất đáng kể.
Giảm tình trạng kiệt sức
Bạn có đang mắc kẹt trong vòng lặp của việc bị phân tâm và phải bù đắp bằng những khoảng thời gian làm việc kéo dài đầy căng thẳng không? Sự mất cân bằng này có thể nhanh chóng dẫn đến kiệt sức, khiến những phiền nhiễu càng trở nên hấp dẫn hơn.
Các phiên Pomodoro khi đó sẽ sắp xếp lại quy trình làm việc của bạn, giúp tránh rơi vào bẫy này lần nữa. Những khoảng thời gian làm việc ngắn giúp bạn duy trì năng suất đỉnh cao mà không làm cạn kiệt năng lượng tinh thần. Sau đó, những lần nghỉ ngơi giúp giảm thiểu nguy cơ kiệt sức hơn nữa.
Một số mẹo để áp dụng thành công phương pháp quả cà chua
Quản lý thời gian không phải là điều tự nhiên đối với nhiều người. Vì vậy, đừng lo lắng nếu bạn cần rèn luyện cách để áp dụng kỹ thuật này một cách hiệu quả. Đây là một kỹ năng cần sự rèn luyện, kiên định và với một chút thử nghiệm. Điểm hay của Pomodoro là tính linh hoạt, cho phép bạn làm việc thông minh hơn chứ không chỉ làm việc chăm chỉ, theo thời gian. Dưới đây là một vài mẹo để đạt được điều đó nhanh nhất có thể:
- Lên kế hoạch cho các phiên Pomodoro vào ngày mai, sau khi xem xét những gì đã hiệu quả và chưa vào cuối các phiên làm việc. Xem lại kế hoạch vào buổi sáng để điều chỉnh nếu có những công việc mới xuất hiện.
- Cho phép bản thân thay đổi độ dài của các phiên làm việc và nghỉ ngơi để phù hợp với cảm nhận, khối lượng công việc và các nhiệm vụ cần hoàn thành. Có những tuần, kỹ thuật sẽ 25-5 hiệu quả, nhưng có những tuần khác yêu cầu bạn phải đổi sang kế hoạch 15-5.
- Hãy dành một khoảng thời gian linh hoạt trong lịch trình của mình để xử lý những công việc khẩn cấp phát sinh trong ngày. Để đạt kết quả tốt nhất, hãy làm thêm vài phiên Pomodoro thay vì chỉ để một khối thời gian trống ở cuối ngày.
- Loại bỏ trước tất cả các yếu tố gây xao lãng có thể xảy ra, để không phải thử thách ý chí của mình giữa chừng phiên Pomodoro. Bạn nên đóng các trình duyệt web, tắt thông báo và để điện thoại ở xa. Bạn cũng có thể đóng cửa văn phòng, đeo tai nghe hoặc treo biển báo cho đồng nghiệp biết đây là thời gian làm việc, không phải trò chuyện (trừ khi có chuyện gấp).
