Bạn sẽ làm gì nếu có 7749 đầu việc cần giải quyết? Thay vì làm quá giờ, cố gắng ép bản thân đến cực hạn chịu đựng, hãy thử một lần thay đổi xem sao, bởi vì bạn biết đấy, làm việc chăm chỉ đôi khi không hiệu quả bằng chuyện ‘đi tắt’ một cách thông minh.
Bạn không cần lên thời gian biểu hoành tráng hay sắp xếp công việc theo một hệ thống phức tạp. Chỉ cần ghi nhớ một số nguyên tắc sau, và kiên trì thực hiện chúng đến khi thói quen được hình thành:
– Dành một quãng thời gian nhất định mỗi ngày cho các task nằm đầu danh sách ưu tiên. Để tránh bị xao nhãng, bạn có thể tạm mute điện thoại hoặc block các thông báo trên web trong thời gian này.
– Đừng multitask. Tập trung sự chú ý cho một việc một lúc thôi.
– Đặt deadline hợp lý với năng suất làm việc và khối lượng công việc trong thời điểm hiện tại.
Tốc độ đánh máy trung bình của một người lớn khỏe mạnh khi sử dụng cả 10 ngón tay là 40–50 từ/phút. Khi ‘mổ cò’ 2 ngón tay, tốc độ giảm còn 27 từ/phút (với trường hợp gõ lại theo mẫu) cho đến 37 từ/phút (nếu đánh máy theo ý nghĩ). Tuy nhiên, nếu có thể đánh máy 10 ngón tay, bạn sẽ không gặp nhiều trở ngại trong việc luyện tập để tăng tốc độ đánh máy lên trên 70 từ/phút (lý tưởng là 90–95).
Đừng quên các tổ hợp phím tắt. Chúng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đấy!
Có rất nhiều công cụ và ứng dụng khác nhau đã ra đời để phục vụ cho công cuộc làm việc thông minh hơn của loài người. Chúng có thể giúp bạn tập trung hơn, sắp xếp công việc gọn gàng hơn, hoặc dễ dàng loại bỏ các xao nhãng hơn. Hãy tìm hiểu và tập sử dụng những công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Thay vì gửi email hoặc chat, hãy nhấc điện thoại lên (hoặc nhấc người lên nếu bạn và người cần gặp đang ở cùng văn phòng) để trực tiếp nói chuyện. Việc này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt trong những lúc khẩn cấp.
Mở thật nhiều tabs một lúc khi làm việc vừa làm giảm tốc độ trình duyệt vừa khiến bạn mất thời gian dò tìm mỗi lúc muốn chuyển đổi sang tab mong muốn.
Nhưng đôi khi điều này là không thể tránh được, chưa kể đây còn là thói quen của nhiều người. Giải pháp cho vấn đề này là sử dụng các công cụ giúp quản lý ngăn nắp các tabs đang mở trên trình duyệt, ví dụ như OneTab.
Nếu bạn dễ sa đà tốn thời gian cho những việc không cần thiết hoặc những việc có thể hoãn lại làm sau, hãy thử lập danh sách to-don’t. Cơ bản, đây là danh sách những việc–không–làm để có thể làm việc thông minh hơn, tránh bị xao nhãng hoặc lãng phí thời gian cũng như năng lượng vào những task có mức độ ưu tiên kém.
Hoàn hảo là một trạng thái đáng mơ ước chứ không phải là trạng thái được khuyến khích. Bạn hoàn toàn có thể đẩy giới hạn bản thân ra xa, nhưng không phải bằng cách đặt ra những mục tiêu không tưởng. Thay vào đó, hãy thận trọng, từ tốn hơn trong quá trình nỗ lực, và học cách chấp nhận thất bại nếu có xảy đến.
Huyên thiên dông dài trong emails, trong các cuộc họp, cả khi giới thiệu bản thân vừa không đem lại lợi ích gì cụ thể vừa làm tốn thời gian của người khác. Để khắc phục vấn đề này, hãy thử ‘bài thuyết trình trong thang máy’ – một mẹo trình bày để người nghe có thể nắm bắt ý đang muốn nói đến chỉ trong tối đa 30–40 giây.
Muốn biết phản hồi của thực khách về chất lượng phục vụ, đừng hỏi rằng họ dùng bữa có ngon miệng hay không.
Để có được những thông tin dùng–được, cần phải hỏi đúng người, đúng chuyện. Và để làm được điều đó, trước tiên bạn sẽ cần biết mình đang gặp vấn đề gì và hướng giải quyết dự định ra sao, từ đó mới biết được mình đang vướng chỗ nào để đi tìm đúng người để gỡ.
Việc học không ngừng lại vào ngày tốt nghiệp. Nó là một quá trình, không phải một giai đoạn. Luôn cập nhật hồ sơ năng lực cá nhân để biết đâu là thứ bạn đang cần bổ sung hay trau dồi. Tâm thế học hỏi không ngừng sẽ giữ cho bạn không lạc hậu trong một thế giới mà nhịp thay đổi tính theo phút. Bằng cách này, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn có nhiều cơ hội hơn để phát triển trong lĩnh vực đã chọn.
… hay làm việc thông minh và chăm chỉ hơn?
Chúng ta dường như bị ám ảnh với việc làm nhiều thứ một cách thông minh để tối đa hóa hiệu quả đạt được. Bạn có thể đánh máy nhanh hơn, tận dụng nhiều phím tắt hơn, sắp xếp mọi thứ hợp lý hơn, … để có thêm thời gian trống. Tuy nhiên, cẩn thận đừng rơi vào cái bẫy ‘nghiện việc’. Làm việc hiệu quả là quan trọng, nhưng quan trọng hơn nữa là đừng quên đặt ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và đời sống riêng để có thể cân bằng mọi thứ.
Tài nguyên lớn nhất của bạn không phải thời gian, mà chính là bản thân đấy!
Không ngủ đủ giấc, thiếu giờ thư giãn, kém vận động tay chân, … tất cả những thứ này sẽ khiến hiệu suất công việc ngày càng giảm xuống, cho dù bạn có nỗ lực làm việc thông minh hay chăm chỉ đến đâu.
Chăm sóc cho chính mình cũng là một cách làm việc thông minh. Không cần làm gì quá lớn lao, bạn chỉ cần không bỏ bữa, giải lao mỗi 1,5–2 giờ làm việc, và kết hợp vận động nhẹ trong giờ nghỉ là đủ rồi.
Xem thêm:
15 tips để thành “siêu nhân” trong công việc
Để đạt được ‘work-life balance’
Nhân sự là tài sản của doanh nghiệp
Những thói quen nhỏ nhưng cần thiết trong công việc
5 con đường quay về khi… lỡ mất tập trung
VIỆC LÀM MỚI NHẤT TỪ JobHopin
Đôi khi, những thức uống mà ta quen miệng gọi mỗi lần vào một quán…
Trong đây là 10 nghịch lý để thách thức cách suy nghĩ thông thường của…
Sự hiện diện của thực dân Pháp không chỉ giới hạn ở chính trị, mà…
Sau đây là những "sát thủ" thường đe doạ đến năng suất của một tổ…
Những tác phẩm của Trương Hán Minh, như là lời tự tình với cội nguồn văn…
Các quán bar đều có một loạt thuật ngữ rất phong phú, đến nỗi người…