Trẻ con đi học, còn #NgườiLớnĐiLàm cùng chuỗi bài viết chia sẻ kinh nghiệm và tổng hợp các bí quyết hữu ích nơi công sở của TML.
Trong khi bạn vật lộn với một công việc hằng ngày, không lấy đâu ra thời gian cho bản thân mình thì người khác có thể ngon ơ chạy 2 jobs, không những thế còn có thời gian tập thể dục, chăm sóc gia đình, thỉnh thoảng đi du lịch. Điều gì đang xảy ra ở đây vậy?
Well… họ không phải siêu nhân, còn bạn cũng không phải kẻ thất bại. Để cải thiện tình hình, bạn có thể tham khảo 15 bí quyết sau đây để trở nên hiệu suất hơn.
1. Đặt 3 mục tiêu mỗi ngày
Tại sao lại là 3 mà không phải con số khác? “Vì một số lý do kỳ lạ mà bộ não của chúng ta yêu thích con số 3.” (Chris Bailey, tác giả quyển The Productivity Project). Con số này hiện diện trong những câu chuyện cổ tích ngày bé (3 chú heo con, Lọ Lem và 2 cô em kế, 3 điều ước,…), những tác phẩm văn học thời niên thiếu (3 chàng lính ngự lâm), cho đến vô vàn tình huống khác trong đời sống hàng ngày (các cuộc thi thường chọn ra 3 người giỏi nhất, thời gian thường được ‘phân chia’ vào 3 danh mục hiện tại-quá khứ-tương lai,…).
Thế nên, thay vì làm một to-do-list dài dằng dặc và cố bắt ép bản thân hoàn thành hết tất cả, hãy tinh giảm còn 3 mục tiêu cho mỗi ngày. Buổi sáng thức dậy, việc đầu tiên nên làm là tự hỏi bản thân xem 3 công việc nào bạn muốn hoàn thành trước lúc lên giường ngủ vào tối nay.
2. Đừng phức tạp hóa nếu không cần thiết
Có nhiều kiểu lên kế hoạch cho công việc, và mỗi người sẽ thích hợp với mỗi kiểu riêng. Tuy nhiên, có vài cách trong số đó khá phức tạp và tốn thời gian, đặc biệt với người không quen thực hiện chúng, như làm bullet journal hoặc lên lịch kiểu ước lượng thời gian cho mọi hoạt động trong ngày (zero-based).
Thứ cần ưu tiên ở đây vẫn là những công việc mà bạn sẽ hoàn thành, chứ không phải kế hoạch để hoàn thành những việc đó. Nghiên cứu cho thấy rằng thói quen càng đơn giản và càng dễ thực hiện thì chúng ta càng dễ tạo lập và duy trì chúng.
Thế nên, nếu bạn cảm thấy những kiểu lên lịch phức tạp không thật sự cần thiết cho bản thân, thì không cần phải làm chúng. Không phải thứ gì hiệu quả cho người khác cũng sẽ hiệu quả cho mình.
Người khác có thể hợp với bullet journal, còn bạn biết đâu lại là tuýp lên lịch bằng giấy note?
3. Đừng bắt đầu với những task khó
Theo lời khuyên của tác giả Ericson Ay Mires, “Nếu gặp vấn đề khó xử lý, hãy quay lại với nó sau khi bạn đã học được cách để không bị phân tâm. Trong lúc đó, điều hướng sự chú ý của bạn sang những công việc khác mà mình có thể giải quyết.”
Bằng cách làm những phần việc dễ trước, bạn sẽ xây dựng được “đà” để quay lại giải quyết vấn đề khó khăn mà không bị mất tập trung. Trường hợp bạn vẫn không có cách giải quyết, đừng ngại thảo luận với đồng nghiệp hoặc tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm.
4. Đừng ngại “đi tắt”
“Không có con đường tắt nào dẫn tới thành công.” Đồng ý! Nhưng điều này vẫn chỉ đúng ở mức độ tương đối.
Không nên vội vàng hay thiếu kiên nhẫn với những thứ như học kỹ năng mới hoặc hoàn thành một mục tiêu lớn. Tuy nhiên, không có gì sai khi bạn chọn con đường dễ dàng cho những công việc đơn giản, đặc biệt khi chúng giúp tiết kiệm thời gian, ví dụ như phím tắt, các công cụ tự động hóa, hoặc chế độ kích hoạt bằng giọng nói.
5. Đừng quên plan B
Theo như Định luật Murphy, “Nếu sai sót có khả năng xảy ra thì nó sẽ xảy ra”. Cách tốt nhất để phòng tránh trường hợp xấu nhất là chuẩn bị phương án dự phòng. Thế nhưng chẳng ai có đủ thời gian để lên plan B cho tất-cả-mọi-việc. Thế nên, bạn có thể gia tăng khả năng thành công của plan A bằng một số gợi ý:
– Chuẩn bị và lên kế hoạch sơ bộ cho cả tuần.
– Phân loại, xác định đâu là việc cần ưu tiên trong hiện tại.
– Nếu bạn gặp vướng mắc thì ai là người có thể giúp đỡ?
– Tự lượng sức mình khi lên thời gian cho các task.
– Để trống một quãng thời gian nhất định trong ngày hoặc trong tuần để giải quyết rắc rối nếu có phát sinh.
6. Hoàn thành thì tốt hơn hoàn hảo
“Đừng sợ hãi sự hoàn hảo vì bạn chẳng bao giờ thật sự đạt đến trạng thái đó đâu.” (Salvador Dalí) Đau đấy, nhưng thật. Chúng ta đều sẽ cố gắng hết sức, nhưng điều đó không có nghĩa cứ cố gắng hết sức thì mọi thứ sẽ hoàn hảo.
Mãi theo đuổi sự hoàn hảo ngược lại sẽ sinh ra tâm lý sợ hãi, lo lắng, trì hoãn, vì mọi thứ sẽ luôn luôn chưa-đủ-tốt. Thay vào đó, hãy ưu tiên trạng thái hoàn thành. Làm xong việc, nếu có lỗi thì quay lại sửa. Nếu không quay lại được thì rút kinh nghiệm để lần sau không lặp lại lỗi lầm đó nữa.
7. Dọn dẹp mọi thứ
Một chút bừa bộn sẽ kích thích sự sáng tạo của chúng ta. Một chút, chứ không phải một đống.
Một bàn làm việc (và một cuộc sống) quá linh tinh lộn xộn không chỉ làm giảm năng suất làm việc mà còn gia tăng nguy cơ stress, mất ngủ, khiến bạn khó thư giãn hơn. Hãy dành ra những quãng thời gian để dọn dẹp mọi thứ, từ không gian làm việc, không gian sống, đến các mối quan hệ của bạn.
Tốt nhất, hãy biến việc này thành một thói quen, chẳng hạn như nán lại 5 phút sau giờ làm để sắp xếp bàn làm việc hoặc dành ra 2 tiếng mỗi Chủ nhật để dọn dẹp nhà cửa.
8. Tạo lập thói quen
Ngẫu hứng hoặc làm việc không theo kế hoạch lúc nào cũng có cái thú của nó, tuy nhiên, con người là một sinh vật sống dựa trên thói quen.
Do đó, bạn nên thiết lập một lịch trình sinh hoạt nhất quán, tốt nhất là dựa trên nhịp sinh học của bản thân. Cố gắng ăn, ngủ, làm việc, tập thể dục,… cùng một thời điểm. Việc sinh hoạt theo lịch cố định giúp bạn dễ dàng làm chủ và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Hơn nữa, nó còn giúp bạn thúc đẩy những thói quen lành mạnh.
9. Quản lý nguồn năng lượng bạn có
“Khoảng thời gian bạn có là cố định. Những gì bạn có thể làm trong khoảng thời gian cố định đó mới là thứ có thể thay đổi. Tuy nhiên điều này phụ thuộc vào động lực và mức năng lượng của bạn.” (tác giả Choncé Maddox)
Do đó, bên cạnh việc quản lý thời gian thì bạn cũng nên biết cách quản lý mức năng lượng của mình. Ngừng làm việc quá sức, quan tâm đến sức khỏe của mình (cả thể chất lẫn tinh thần), tránh quá tải thông tin, đồng thời đừng quên học hỏi và phát triển những kỹ năng mới để giúp ích cho công việc.
10. Loại bỏ những thứ không quan trọng
Thời gian là tài nguyên quý giá và hữu hạn. Đừng ngại từ chối những thứ khiến bạn tốn thời gian mà không đem lại lợi ích gì cụ thể.
Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc những phương án thay thế ít tốn thời gian hơn nhưng vẫn đảm bảo được kết quả cần thiết. Thông tin gì có thể được truyền tải qua một cuộc điện thoại 10 phút thì không cần tốn hẳn 1 tiếng để họp về nó.
11. Đừng quên vận động cơ thể
Tập thể dục mang lại lợi ích cho cả thể chất và tinh thần. Tiến sĩ Kristin Hillman – trưởng nhóm nghiên cứu Đại học Otago về đề tài này – đã thực hiện một thử nghiệm trên chuột. Kết quả cho thấy, những chú chuột được vận động (chạy) 20 phút/ngày trong 5 ngày/tuần có thể hiện vượt trội hơn những cá thể khác. Cụ thể là hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, kiên trì hơn, và nhanh nhạy hơn khi giải quyết vấn đề.
Bạn có thể tập thể dục và duy trì việc này ở bất cứ nơi nào, ngay cả khi phải ở yên tại nhà trong bối cảnh dịch bệnh. Bạn có thể tham khảo những bài tập đơn giản tại nhà hoặc tận dụng giờ nghỉ để đứng lên, đi lại quanh nhà thay vì ngồi một chỗ.
12. Lập “nhật ký trì hoãn”
Trì hoãn là nguyên nhân dẫn đến hiệu suất kém, vậy đâu là nguồn cơn của trì hoãn?
Trì hoãn không hẳn là lười biếng. Bạn vẫn thực hiện công việc cần làm, chỉ có điều không giải quyết ngay-lập-tức hoặc trong quãng thời gian đã định mà thôi. Hãy thử tìm hiểu lý do bằng cách lập một nhật ký trì hoãn, ghi nhận lại tất cả những công việc bạn không làm hoặc chưa thể hoàn thành.
Nguyên nhân của sự trì hoãn có thể do bạn là người cầu toàn, do bạn thiếu tự tin, do bạn là người thích sự “vô kỷ luật”, hoặc do bạn đặt ra những mục tiêu chưa phù hợp với thực tế cũng như năng lực bản thân. Hãy ghi chú lại mọi thứ, bạn đã làm gì, chưa làm gì, khi nào thì bạn bị xao nhãng, công việc đó trong trạng thái chưa hoàn thành trên to-do-list bao lâu rồi, bạn cảm thấy thế nào về việc thực hiện chúng…
Cố gắng duy trì việc này trong vài ngày. Không sớm thì muộn bạn sẽ tìm ra lý do thật sự cho chứng trì hoãn của mình và cách để triệt để chấm dứt nó.
13. Đừng đặt mục tiêu chung chung
Những nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp bạn tránh bị rơi vào bẫy “luôn luôn bận rộn”. Chúng sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch hành động rõ ràng và dễ dàng theo dõi tiến độ để hoàn thành công việc.
Bạn có thể dùng công thức SMART để giúp xác định mỗi khi đặt mục tiêu:
S – Specific (Cụ thể)
M – Measurable (Có thể đo lường được)
A- Attainable (Khả thi)
R- Relevant (Mức độ liên quan)
T- Time-based (Xác định dựa trên thời gian)
14. Để mắt được nghỉ ngơi
Từ khi đại dịch xảy ra, trung bình chúng ta dành 19 tiếng 6 phút mỗi ngày cho điện thoại, laptop, TV, và các thiết bị chơi games. Trạng thái mỏi mệt, khô mắt, đau đầu,… là việc không thể tránh khỏi.
Để khắc phục điều này, hãy để mắt bạn được nghỉ ngơi. Bạn có thể áp dụng phương pháp 20-20-20: mỗi 20 phút, hãy dời mắt khỏi màn hình, tập trung nhìn vào một điểm ở cách xa 20 feet (khoảng 6 mét) trong vòng 20 giây.
15. Thất bại là điều không tránh khỏi
“Quan sát thất bại từ một khoảng cách đủ xa thì nó có vẻ cao cả và quý giá. Trên thực tế, nó là một mớ hỗn độn và vô cùng đau đớn.” (tác giả Tracy Brower)
Khi bạn nhìn lại một lỗi lầm nào đó trong quá khứ, có thể bạn sẽ thấy nó vô cùng nhỏ nhặt và hoàn toàn không đáng để phải đau khổ hay buồn bã. Tuy nhiên, ở thời điểm nó xảy ra, bạn đã đau khổ, thất vọng, thậm chí nghi ngờ năng lực và giá trị của mình. Đây là phản ứng hoàn toàn tự nhiên. Những cảm giác tiêu cực mà thất bại gây ra là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nó vẫn mang đến một số lợi ích nhất định:
– Thất bại không phải là thứ định hình nhân cách hay cả cuộc đời bạn.
– Thất bại cho bạn cơ hội để học hỏi và làm tốt hơn ở những lần tiếp theo, cho dù điều kiện có thể không tốt bằng lần trước.
– Nếu được, hãy chia sẻ những cảm xúc của mình, đừng ôm hết những tiêu cực vào người.
– Sau mỗi lần thất bại, hãy dừng lại một chút, nghĩ về nó, và sau đó tập trung khiến tương lai tốt đẹp hơn bằng những trải nghiệm này.
Thảo luận về bài viết