5 phong cách ghi chú hữu ích mà bạn có thể cần

Trong bất cứ mọi phương diện nào của cuộc sống, thì khả năng ghi chú là kỹ năng cần thiết của một người. Nhưng đặc biệt khi đi làm, việc biết cách ghi lại nhanh những thông tin được nói ra sẽ giúp ích cho bạn lưu giữ thông tin tốt và làm việc hiệu quả hơn. Chính vì vậy, lựa chọn cho mình một phong cách ghi chú như thế nào để đạt được hiệu quả cao là rất quan trọng.

Từ việc tham gia các cuộc họp, lập kế hoạch dự án, cho đến việc theo dõi tiến độ công việc hàng ngày; chúng ta đều phải ghi chú lại thông tin cần thiết. Không chỉ bởi vì nó quan trọng (đặc biệt nếu như là những thay đổi hay nhận xét từ người khác và cấp trên), mà ghi chú một cách hiệu quả giúp ta hiểu được rõ hơn trong quá trình chắt lọc lại thông tin, cũng như dễ dàng để bạn quản lý thông tin hơn.

Việc ghi chú không chỉ đơn thuần là ghi lại thông tin mà còn giúp bạn tư duy logic, phân loại công việc, và tăng cường khả năng tập trung. Chính vì thế, cách thức ghi chép như thế nào để thỏa mãn được những điều trên sẽ là thử thách đối với nhiều người. Vì mỗi ngành nghề, mỗi vị trí, và tính cách con người sẽ khác nhau; cho nên, cách ta hệ thống hoá lại thông tin cũng sẽ khác.

5 kiểu ghi chú thường được sử dụng 

Một phong cách ghi chú phù hợp sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt và áp dụng những thông tin quan trọng, đồng thời giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian. Dưới đây, hãy cùng chúng tôi đi qua 5 kiểu ghi chép lại được ‘truyền tai’ nhau là hữu ích nhất.

1. Phương pháp Cornell

Đây là phong cách ghi chú được phát triển bởi giáo sư Walter Pauk, thuộc Đại học Cornell vào những năm 1940. Về cơ bản, ta sẽ chia trang giấy của mình thành 3 phần: ghi chú chính (phía phải), từ khóa/khái niệm/câu hỏi (phía trái) và tóm tắt/kết luận (phía dưới cùng).

Ta nên chia sao cho phần ghi chú bên phải chiếm khoảng 60% trang, phần này sẽ bao gồm các ý chính từ buổi họp dưới dạng câu ngắn hoặc hình vẽ (nếu có). Phần từ khoá/khái niệm/câu hỏi và tóm tắt/kết luận sẽ đều chia 20% bằng nhau, tạo thành hình chữ ‘T’ ngược. Các từ khóa về chủ đề hoặc các câu hỏi liên quan sẽ được viết ở phần từ khóa. Còn cuối cùng, phần còn lại phía dưới  sẽ đề ra các luận điểm chính hay mục tiêu cần thực hiện.

Lợi ích đầu tiên của việc ghi chú theo phương pháp Cornell, đó là về phần trình bày. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp dài hoặc các dự án phức tạp, nơi có nhiều thông tin cần ghi nhớ. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn thấy được toàn bộ nội dung của mình một cách khoa học, từ đó hấp thụ thông tin được cung cấp nhanh hơn. Cột với các từ khóa và câu hỏi giúp bạn dễ dàng ôn tập lại nội dung đã ghi chú mà không cần phải đọc lại toàn bộ ghi chép. Phần tóm tắt cuối trang cũng giúp bạn nắm bắt nhanh chóng nội dung chính.

Cách ghi chú này có thể ứng dụng trong nhiều trường hợp:

• Trong Các Cuộc Họp: sử dụng phương pháp Cornell để ghi chú các điểm chính, quyết định quan trọng, và các nhiệm vụ được giao. Cột trái có thể dùng để ghi lại các câu hỏi hoặc hành động cần thực hiện.
• Khi Lập Kế Hoạch Dự Án: ghi chú các bước quan trọng, thời hạn, và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án. Phần tóm tắt có thể dùng để ghi lại tiến độ chung của dự án.
• Trong Quá Trình Đào Tạo: khi tham gia các khóa đào tạo, ghi chú theo phương pháp Cornell giúp ta nắm bắt nhanh chóng nội dung và dễ dàng ôn tập lại kiến thức sau này.

2. Ghi chú theo dạng một dàn ý

Đối với phương pháp này, ta sẽ tổ chức những thông tin của mình theo một chủ đề chính, sau đó là một chủ đề phụ được thụt vào bên phải bên dưới nó, rồi các thông tin hỗ trợ (hay luận ý) được thụt vào bên phải bên dưới đó nữa. Nói tóm lại, đây chỉ là cách diễn giải dài dòng của cách ghi chú theo danh sách có dấu đầu dòng (bullet point).

Lý do phong cách ghi chú theo dàn ý trở nên phổ biến vì nó mang lại sự nhanh chóng và dễ dàng. Bởi vì bạn không cần tốn nhiều thời gian chỉnh sửa hoặc xem lại ghi chú mà vẫn có cấu trúc logic và dễ đọc. Tuy nhiên, một nhược điểm chính của nó là không thể áp dụng đối với các thông tin được trình bày dưới dạng sơ đồ hoặc công thức. Ngoài ra, việc ghi chú bằng cách lập dàn ý có thể khó sử dụng nếu thông tin trong buổi họp lời từ người nói không có dòng chảy cấu trúc rõ ràng và nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác.

Khi viết báo cáo, bạn có thể sử dụng phương pháp này và lập dàn ý trước. Điều này giúp bạn sắp xếp ý tưởng một cách rõ ràng và logic, đảm bảo báo cáo hoặc tài liệu của bạn có cấu trúc mạch lạc và dễ hiểu. Ví dụ về một cấu trúc của ghi chú dàn ý trong đầu việc viết báo cáo dữ liệu có thể được trình bày như sau:

• I. Giới Thiệu Báo Cáo
  • A. Bối cảnh
  • B. Mục tiêu
• II. Phân Tích và Thảo Luận
  • A. Dữ liệu và số liệu
  • B. Đánh giá và phân tích
• III. Kết Luận và Đề Xuất
  • A. Kết luận chính
  • B. Đề xuất và giải pháp

3. Sơ đồ tư duy

Một số người sẽ thích nhìn những ghi chép của mình dưới dạng trực quan hơn. Khi đó, ta có thể sử dụng sơ đồ tư duy để dễ dàng hình dung thông tin một cách tổng thể và có tổ chức. Một số người còn thích tô màu cho bản đồ của họ để làm nó thêm hấp dẫn nữa, nên  có thể xem sơ đồ tư duy như một phiên bản ‘màu mè’ hơn của việc ghi chú theo dàn ý.

Thông thường, bạn có thể bắt đầu đặt chủ đề chính của mình ở đầu trang, bên cạnh hoặc ở giữa. Sau đó, chúng ta sẽ bắt đầu phân nhánh ra các chủ đề phụ và tiếp tục làm như vậy để có các chi tiết hỗ trợ thêm. Từ đó, sơ đồ của bạn sẽ trông giống như một biểu đồ thanh dài hoặc một cái cây. Một lợi thế chính của sơ đồ tư duy là bạn có thể vẽ ra các mối liên hệ thú vị giữa các luận điểm/ý của mình, sau khi nhìn lại.

Tuy nhiên, phương pháp ghi chú này có thể không phù hợp cho tất cả mọi người. Vì việc vẽ sơ đồ không theo cấu trúc tổ chức như những phương pháp đã kể trên, có thể khiến nhiều người không quen dùng và khó hình dung được; từ đó càng khiến ghi chú trở nên lộn xộn và không có trật tự. 

Ứng dụng của phương pháp ghi chú này được sử dụng nhiều nhất khi bạn muốn phát triển ý tưởng sáng tạo. Sơ đồ tư duy là công cụ lý tưởng cho các buổi động não. Bạn có thể dễ dàng ghi lại và sắp xếp các ý tưởng mới, khám phá mối liên hệ giữa chúng và phát triển các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề. 

Ngoài ra, khi phát triển chiến lược kinh doanh hoặc Marketing, sơ đồ tư duy giúp bạn tổng hợp và phân tích các yếu tố khác nhau, từ thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh đến các chiến lược tiếp thị và phân phối.

4. Dạng bảng biểu

Y như tên gọi, phương pháp ghi chú thông tin thành bảng biểu được thực hiện bằng cách tổ chức ghi chú thành một bảng lớn, với các hàng và cột riêng biệt theo các danh mục. Dạng bảng biểu đặc biệt hữu ích khi bạn cần so sánh giữa các chủ đề với nhau.

Tương tự như với việc vẽ sơ đồ tư duy, phương pháp này được nhiều người sử dụng vì nó hấp dẫn về mặt thị giác trong khi cũng dễ hiểu. Tuy nhiên, việc lập bảng biểu thường sẽ mất thời gian; vì thế, nếu đang có cuộc họp quan trọng với thời lượng ít ỏi, chúng tôi khuyên bạn không thực hiện phương pháp này cùng lúc với nhau. 

Nói chung, bảng biểu là một công cụ hữu ích trong bối cảnh công sở, giúp bạn tổ chức và quản lý thông tin một cách rõ ràng và có cấu trúc. Việc sử dụng bảng biểu để ghi chú không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và quản lý dự án hiệu quả mà còn hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và phát triển chiến lược. Bằng cách áp dụng bảng biểu trong công việc hàng ngày, bạn có thể nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý thông tin một cách khoa học và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Như đã nói ở trên, nếu có một chủ đề cần sự so sánh dữ liệu với nhau, bạn có thể trình bày lại bằng cách sử dụng bảng biểu. Nhìn chung, nó có thể trông như dưới đây:

5. Phương pháp ghi chú theo tứ phần

Bạn sẽ chia trang giấy của bạn thành bốn phần bằng nhau, các nội dung sẽ như sau:

• Phần thứ nhất: dùng để ghi chú chung—ví dụ như các ý tưởng xuất hiện trong cuộc họp hoặc các điểm đã được thảo luận.
• Phần thứ hai: dùng để ghi lại các công việc cần làm cho chính bạn.
• Phần thứ ba: dùng để viết các công việc cần làm cho người khác trong cuộc họp.
• Phần thứ tư: dùng để ghi lại bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có vào cuối cuộc họp.

Giả sử bạn có một cuộc họp nhóm về việc thiết lập các đầu việc cho quý sắp tới. Phần thứ nhất có thể bao gồm các lựa chọn khác nhau mà bạn muốn đề xuất cho năm tới, phần thứ hai có thể là những luận điểm được thảo luận về những ý tưởng này. Tiếp theo ở phần thứ ba, là những đầu việc được ghi theo thứ tự từ dễ đến khó, cuối cùng ở phần thứ tư là đề ra những người sẽ quản lý đầu việc đó.

Bởi vì phương pháp ghi chú tứ phần chỉ dành cho bản thân, nó sẽ không hữu ích cho mục đích cộng tác. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh linh hoạt nội dung của phương pháp này để phù hợp với nhu cầu của mình.