Cách sử dụng thời gian hiệu quả trong những ngày làm việc tại nhà

Sau quãng thời gian dài làm việc tại nhà, chắc hẳn không ít người trong chúng ta thấy chán nản, uể oải và nhận ra hiệu xuất làm việc của mình đang kém dần đi. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến kết quả làm việc không như ý chính là kỹ năng quản lý thời gian. Chúng ta thường cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng đến cuối ngày mới bất ngờ nhận ra mọi chuyện vẫn chưa ra đâu vào đâu. 

Vậy phải làm thế nào để sắp xếp thời gian hợp lý và hoàn thành mọi việc?

Nhiều người cho biết để quản lý tốt thời gian, họ thường chia các hoạt động thành nhiều khung giờ khác nhau. Cách làm này  được gọi là micro-scheduling, tập trung vào phương pháp time-blocking (chặn thời gian). Phương pháp này đã phần nào cho thấy những tác động tích cực trong việc cải thiện sự tập trung của chúng ta khi làm việc.  

Vậy Time Blocking là gì?

Time Blocking còn được gọi là “monotasking” (làm một việc), hoặc time chunking (phân khúc thời gian) là một kỹ năng quản lý thời gian mà người sử dụng sẽ dành một khung giờ nhất định trong ngày để hoàn thành một đầu việc. 

Ví dụ, thay vì kiểm tra điện thoại mỗi khi nhận được email hoặc thông báo trên mạng xã hội, ta sẽ chọn một thời gian cụ thể trong ngày để nghe các cuộc gọi, trả lời email và kiểm tra tài khoản Facebook, Instagram…

Qua đó, ta thấy được lịch trình của mình đã được chia thành nhiều thời điểm, giúp chúng ta tập trung vào một nhiệm vụ một hoặc dự án tại một thời điểm.

Tại sao nên áp dụng phương pháp này?

Nhiều người tin rằng họ có thể làm nhiều việc cùng một lúc và làm tốt tất cả. Nhưng một nghiên cứu đã cho thấy, chỉ có khoảng 2,5% dân số có thể làm việc đa nhiệm (multitasking) một cách hiệu quả. 

Trên thực tế, cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc – như vừa nhắn tin và vừa lái xe, hoặc vừa viết một email quan trọng trong khi trả lời cuộc gọi của khách hàng sẽ ảnh hưởng đến khả năng, kết quả khi hoàn thành cả hai nhiệm vụ của bạn.

Tương tự như thế, một nghiên cứu cùng đề tài năm 2013 của Đại học Utah cũng cho thấy những người cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc thường dễ bị phân tâm, kém năng suất, mắc nhiều lỗi và đạt điểm thấp hơn trong các bài kiểm tra trí nhớ.

Do đó, việc làm cùng một lúc hai dự án cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả. Vậy nên để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn, chúng ta chỉ nên tập trung cho một vấn đề tại một thời điểm. Ngoài ra, các nhà khoa học thần kinh cảnh báo rằng nếu chúng ta cứ cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, sự tập trung bị phân chia thì khả năng cao là sau đó, ngay cả khi thực hiện những công việc đơn giản nhất, chúng ta cũng sẽ không đạt được kết quả như ý. 

Điều này có nghĩa là càng thực hiện nhiều nhiệm vụ, chúng ta càng có ít khả năng hoàn thành chúng. Bởi khi không thể tập trung tuyệt đối vào một công việc cũng đồng nghĩa với các dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn để kết thúc. 

Cách áp dụng Time Blocking

1.Lên danh sách làm việc

Để bắt đầu, ta cần cách lập danh sách tất cả những việc cần phải hoàn thành trong tuần. Liệt kê tất cả các dự án, công việc, các cuộc hẹn và thậm chí cả mục tiêu tập thể dục của mình. Hãy hoàn thành nhiệm vụ này vào thứ Sáu sau giờ làm việc, hoặc vào tối Chủ Nhật trước khi tuần mới sắp bắt đầu. 

2. Xác định các đầu việc cần được ưu tiên

Khi đã hoàn thành danh sách, chúng ta cần kiểm tra và đánh dấu sao cho những nhiệm vụ quan trọng hoặc cần xử lý gấp. Ta nên sắp xếp xen kẽ những việc quan trọng giữa việc nhỏ trong một ngày. Lưu ý, để kế hoạch tiến hành thuận lợi, chúng ta nên giới hạn đầu việc cần hoàn thành từ 2-3 công việc. 

3. Tạo kế hoạch chi tiết mỗi ngày

Bước tiếp theo, chúng ta cần nghĩ xem mình có bao nhiêu thời gian và cần bao lâu để bản thân hoàn thành mỗi công việc. Ngoài ra ta nên có một thái độ thoải mái nếu một vài gạch đầu dòng trong lịch trình chưa thể kết thúc ngay. 

Với ví dụ sau đây, bạn có thể hình dung một ngày sẽ chia ra bao nhiêu khoảng thời gian để hoàn thành công việc:

– 6 giờ – 7 giờ 30: Thời gian cho thói quen buổi sáng (tập thể thao, đi chợ,.v.v…)
– 7 giờ 30 – 8 giờ: Ăn sáng
– 8 giờ – 8 giờ 30: Trả lời email, kiểm tra các trang mạng xã hội
– 8 giờ 30 – 10 giờ 30: Giải quyết công việc cần ưu tiên 1
– 10 giờ 30 – 11 giờ: Nghỉ 
– 11 giờ – 12 giờ 30: Giải quyết công việc cần ưu tiên 2
– 12 giờ 30 – 13 giờ: Ăn trưa
– 13 giờ – 13 giờ 30: Trả lời email, kiểm tra các trang mạng xã hội
– 13 giờ 30 – 15 giờ 30: Giải quyết công việc cần ưu tiên 3
– 15 giờ 30 – 16 giờ 30: Tập thể thao, nghỉ dài
– 16 giờ 30 – 18 giờ: Chuẩn bị, ăn uống và dọn dẹp bữa tối
– 18 giờ – 19 giờ: Thời gian tự do, nghỉ ngơi
– 19 giờ – 21 giờ: Giải quyết công việc không quan trọng
– 21 giờ – 21 giờ 30: Trả lời email, kiểm tra các trang mạng xã hội
– 21 giờ 30 – 22 giờ: Thời gian thư giãn buổi tối

Mẫu thời gian này có thể không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng nó có thể là một ví dụ đơn giản để bạn tham khảo. Điểm mấu chốt là chúng ta cần phải tự xây dựng được thời gian biểu để thực hiện theo. Đặc biệt, nếu công ty đòi hỏi những cuộc họp nhóm hàng ngày, hàng tuần, thì chúng ta càng phải có những sắp xếp hợp lý. Ngoài ra, mỗi người nên có hai thời gian biểu khác nhau cho ngày trong tuần và cuối tuần.  

4. Time-Blocking cả ngày

Khi bản kế hoạch chi tiết đã hoàn thành, chúng ta có thể phân khung thời gian kĩ hơn. Bắt đầu từ những đầu việc quan trọng, và dần dần giải quyết chúng. 

Ví dụ, nếu cần ít nhất 4 tiếng để hoàn thành một bản báo cáo và nộp trước thứ Sáu, ta có thể làm hai tiếng vào ngày thứ Hai, hai tiếng vào ngày thứ Ba và dành một tiếng trong thứ Tư để kiểm tra lại. Bằng cách lên kế hoạch từ đầu tuần để hoàn thành báo cáo, bạn không chỉ tránh được việc trì hoãn mà còn dành được thời gian cần thiết để đề phòng “quá tải”.

5. Trân trọng thời gian nhưng đừng quá khắt khe

Khi mọi việc đi vào quỹ đạo, chúng ta có thể sẽ tìm mọi cách để “bảo vệ” lịch trình của mình. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi thứ cũng đi theo kế hoạch, sẽ luôn có những điều bất ngờ xảy ra. Do đó chúng ta cần linh hoạt và sẵn sàng thay đổi lịch trình nếu cần thiết. Thay vì khó chịu, lo lắng rằng mọi thứ có thể vượt khỏi tầm kiểm soát, hãy ưu tiên xử lý những công việc quan trọng trước.

Kết 

Những phương pháp kiểm soát thời gian này có thể phần nào giúp chúng ta sắp xếp công việc hàng ngày, tạo điều kiện để ta tập trung hơn và tránh được việc trì hoãn. Tuy nhiên, không phải tất cả kế hoạch sẽ thành công ngay trong lần đầu tiên áp dụng, vậy nên bạn không cần phải nản chí. Thay vào đó hãy luôn cố gắng mỗi ngày để dần dần, cơ thể và bộ não sẽ quen với những thói quen tích cực.

Theo Very Well Mind

Có thể bạn quan tâm:
9 việc có thể làm để ‘cai’ điện thoại từ hôm nay
‘Thử thách’ nhau ở nhà phòng bệnh với những trào lưu vui nhộn và ý nghĩa
Bạn sẽ làm gì với quả chanh cuộc đời ném cho?