Dù bạn có đang nói chuyện với kiểu người giao tiếp độc đoán, thụ động, thụ động-độc đoán hay quyết đoán, việc điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp với mỗi phong cách là một điều cần thiết.
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để đạt được kết quả thành công trong bất kỳ sự tương tác nào giữa người và người, trong đờisống cá nhân và đặc biệt làtại nơi làm việc.Tuy nhiên, điều này chỉ có thể đạt đượckhi thông điệp nói ra được tiếp nhận từ phía người nhận. Đó là lý do vì sao những người giao tiếp giỏi nhất thường điều chỉnh cách tiếp cận của mình tùy thuộc vào phong cách giao tiếp của người mà họ đang đối thoại.
Điều này không có nghĩa là họ là một người không thành thật hay giả tạo; mà thay vào đó, họ nhận thức rằng mỗi người có một phong cách riêng và không có một cách giao tiếp chung phù hợp cho tất cả.
Chính vì thế, bằng cách xem xét phong cách giao tiếp của người mà bạn đang tương tác, ta có thể tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn và khơi dậy tiềm năng tốt nhất từ đối phương. Dưới đây là hướng dẫn về những điều nên và không nên khi đối phó với các kiểu giao tiếp: độc đoán (aggressive), thụ động (passive), thụ động-độc đoán (passive-aggressive) hoặc quyết đoán (assertive):
Kiểu giao tiếp 1: Độc đoán
Những người thường bỏ qua và không tôn trọng cảm xúc cũng như ý kiến của người khác, được gọi là những người độc đoán. Họ chỉ tập trung vào việc cho mình là người đúng duy nhất, hoặc luôn tìm cách để chiến thắng trong một cuộc nói chuyện. Họ thường thẳng thắn thái quá, hay ngắt lời, nói át người khác, và luôn tìm cách để đối chất mà không sẵn sàng lắng nghe bên kia giải thích.
Ta nên làm gì?
- Hãy giữ bình tĩnh. Bạn không nên đưa ý kiến cá nhân của mình vào cuộc đối thoại, mà hãy đồng cảm với hoàn cảnh của họ. Khi một người đang có phản ứng hung hăng và độc đoán, ta cần phải nhớ rằng điều đó thường không phải đến từ lỗi của bạn, mà nó phản ánh về việc họ không thể kiểm soát được cảm xúc của mình.
- Hãy quyết đoán và bảo vệ quan điểm của mình bằng cách sử dụng dạng phát biểu “Tôi” thay vì “Bạn” (Ví dụ: Tôi cảm thấy không hài lòng khi…; Chúng ta có thể cùng xử lý vấn đề chứ?).
- Trình bày thông điệp của bạn một cách tự tin, rõ ràng, thẳng thắn và ngắn gọn. Hơn nữa, nếu có thể và cảm thấy thích hợp, bạn hãy chỉ ra hành vi xấu của họ.
Điều không nên:
- Nói vòng vo, thiếu quyết đoán hoặc giải thích quá nhiều: Những người giao tiếp thuộc kiểu độc đoán thường sẽ thiếu kiên nhẫn và bị kích động bởi những người nói dài dòng.
- Để mình bị cuốn vào phản ứng hung hăng của người đó: Nếu giữ được sự bình tĩnh, người đối diện sẽ có khả năng cao tự nguôi giận và giảm căng thẳng.
Kiểu giao tiếp 2: Thụ động
Những người thụ động thường sẽ không dám đứng lên bảo vệ bản thân, quyền lợi hoặc niềm tin của mình và thường im lặng ngay cả khi họ muốn nói. Họ thường là những người muốn làm hài lòng người khác, luôn nói “có”trong khi thực tế là người đó muốn từ chối, xin lỗi khi không cần thiết, luôn hạ thấp bản thân, và hay muốn tránh xung đột.
Ta nên làm gì?
- Hãy nói chậm lại, hạ thấp giọng và giải thích đầy đủ cuộc trò chuyện. Cho họ thời gian suy nghĩ và trả lời.
- Lắng nghe nhiều hơn, đặt câu hỏi mở và hãy dành nhiều thời gian hơn để tìm hiểu và làm quen với họ; làm cho họ cảm thấy có giá trị và giải thích lý do tại sao bạn cần ý kiến của họ.
Điều không nên:
- Đặt họ vào tình huống áp lực trong một nhóm hoặc quá trực diện. Bạn cũng nên cẩn thận để không khiến họ cảm thấy mình đang tỏ ra quá mạnh mẽ, lớn tiếng, hoặc muốn gây áp đảo.
- Luôn muốn thúc giục hoặc mong đợi người đó tự lên tiếng mà không có sự khuyến khích và thời gian cần thiết.
Kiểu giao tiếp 3: Thụ động & Độc đoán
Những người mà bạn nghĩ là họ có sự kết hợp của 2 kiểu giao tiếp trên sẽ không trực tiếp nói ra điều họ muốn hay cần, hoặc điều gì đang không ổn; nhưng họ sẽ cho bạn biết thông qua hành động và thái độ. Họ sẽ phủ nhận việc họ tức giận dù hành vi của người đó nói lên điều ngược lại; họ cũng có thể còn thao túng tình huống và khiến bạn cảm thấy mình sai. Những hành vi khác như không nói chuyện với bạn hoặc chỉ trích sau lưng, cũng thuộc kiểu giao tiếp này.
Ta nên làm gì?
- Tập trung vào điều mà bạn có thể kiểm soát, đó là chính mình. Ta hãy tạo ra một môi trường khuyến khích phản hồi cởi mở và trung thực mà không sợ bị phản đối, để họ có thể lên tiếng và cảm thấy an toàn khi bày tỏ cảm xúc.
- Nếu thấy mình trong hoàn cảnh này, ta hãy nêu lên cách hành xử của họ thay vì trực tiếp chỉ trích tính cách của người đó. Ví dụ như: “Những hành động của bạn mấy ngày nay khi có sự xuất hiện của tôi, khiến tôi cảm thấy rằng bạn đang giận tôi. Tôi sẵn sàng để thảo luận về bất cứ điều gì bạn đang trắc trở; nhưng nếu bạn không thật sự nói ra, tôi sẽ không thể giải quyết được nó.“
Điều không nên:
- Bị cuốn vào kiểu giao tiếp thụ động và độc đoán từ người đó: Hãy làm gương cho những thành viên khác và kiểm soát bản thân, vượt khỏi những cách giao tiếp trẻ con mà người kia đang làm.
- Đừng nên “sập bẫy” vào cách giao tiếp của những người này khi hỏi những câu là:”Có gì sai à? Tại sao bạn tức giận với tôi?“. Bởi vì những người thụ động-độc đoán thường muốn thu hút sự chú ý hoặc kiểm soát cảm xúc của người khác, giao tiếp bằng những câu nghi vấn như trên có thể củng cố thêm hành vi đó.
Kiểu giao tiếp 4: Quyết đoán
Những người giao tiếp quyết đoán biết khi nào cần lên tiếng và khi nào cần nhượng bộ. Họ luôn nhất quán, bình tĩnh, trung thực đúng mực và tiếp cận xung đột bằng cách giải quyết vấn đề. Họ không né tránh các cuộc đối thoại khó khăn nhưng cũng không lấn át người khác. Họ tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi, lắng nghe và có những cuộc trò chuyện mạnh mẽ mà không công kích đối phương.
Ta nên làm gì?
- Bản thân ta cũng nên quyết đoán. Hãy nói chuyện rõ ràng, bình tĩnh, lý trí và có hiểu biết. Biết các thông điệp chính của mình và tôn trọng ý kiến của người khác.
- Đưa ra phản hồi trung thực và mang tính xây dựng. Những người quyết đoán sẽ đón nhận và sử dụng nó để hoàn thiện bản thân.
Điều không nên:
- Mặc dù họ thường đủ đồng cảm và kiểm soát để xử lý tình huống, ta vẫn không nên nói chuyện vòng vo, dài dòng hay cố gắng thao túng tình huống. Điều này sẽ khiến một người quyết đoán cảm thấy khó chịu.
- Né tránh những cuộc đối thoại khó khăn: Một người giao tiếp quyết đoán sẽ thoải mái tranh luận ý tưởng với bạn và không ngại mâu thuẫn khi cần thiết, họ sẽ thường mong muốn giải quyết vấn đề hơn là để chúng bị phớt lờ.
Vì sao hiểu được phong cách giao tiếp của các thành viên là điều quan trọng trong môi trường công sở?
Một trong những điều sẽ dẫn đến nếu ta không thể xác định được cách đối phó với phong cách giao tiếp của một người, đó chính là sự hiểu lầm. Nếu hiểu được tính cách của từng người (và cũng như của bản thân), bạn sẽ có thể làm chủ hơn trong cách truyền đạt rõ ràng và hiệu quả những thông điệp quan trọng.
Mỗi phong cách giao tiếp sẽ gợi ra những cảm xúc cụ thể từ những người nhận thông điệp. Nó có thể khiến ai đó cảm thấy tự tin, thất vọng, tin tưởng, có lỗi hoặc bất cứ cảm xúc nào khác. Vì thế, việc các công ty/người chủ/quản lý tạo ra một môi trường làm việc tích cực có nghĩa là chấp nhận những kiểu giao tiếp mà mang lại sự khuyến khích cho nhân viên và tránh những phản ứng tiêu cực không đáng có.
Cách để xác định phong cách giao tiếp của chính mình và người khác
Để xác định phong cách giao tiếp của bản thân, một cách thủ công mà ta có thể làm là thực hiện một bài đánh giá tính cách, hoặc yêu cầu phản hồi từ người khác. Một cách khác nữa là ta hãy ngồi lại và suy ngẫm về thói quen giao tiếp của chính mình: cách bạn tiếp cận một vấn đề hoặc quyết định, cách thể hiện suy nghĩ và cảm xúc của mình, cách lắng nghe và phản hồi với người khác, xử lý căng thẳng và xung đột cũng như thích nghi với các tình huống và đối tượng khác nhau như thế nào.
Khi tự bản thân thấu hiểu được kiểu giao tiếp của chính mình, bạn có thể tận dụng tối đa điểm mạnh và giải quyết bất kỳ điểm yếu nào, từ đó việc giao tiếp với các thành viên trong tổ chức sẽ hiệu quả hơn.
Ngược lại, để xác định phong cách giao tiếp của người khác, hãy quan sát các tín hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ của họ, đặt câu hỏi mở và lắng nghe họ; hãy chú ý cách họ phản ứng với những thông điệp và tình huống khác nhau. Ví dụ, ta nên để ý đến lời nói và giọng điệu của họ, ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt, chủ đề và câu hỏi họ đưa ra hoặc tránh đề cập hay điều gì thúc đẩy và làm họ thất vọng. Từ đó, bạn có thể dự đoán được nhu cầu của họ và giao tiếp một cách tôn trọng hơn.
