Trẻ con đi học, còn #NgườiLớnĐiLàm cùng chuỗi bài viết chia sẻ kinh nghiệm và tổng hợp các bí quyết hữu ích nơi công sở của TML.
“Bạn có 0 tin nhắn mới.” từng là mục tiêu trong mơ của dân văn phòng khi kết thúc ngày làm việc vào lúc 5 (hoặc 6) giờ chiều. Nhưng giờ đây, khi làm việc từ xa được nhiều chuyên gia nhân sự dự báo sẽ trở thành xu hướng trong thế giới bình thường mới thì mục tiêu đó càng trở nên xa vời hơn nữa.
Làm việc từ xa từng đối mặt với không ít lo ngại từ các cấp quản lý – họ cảm thấy không yên tâm khi không trực tiếp giám sát được nhân viên, lo ngại nhân viên sẽ không làm việc tử tế, lạm dụng thời gian để giải quyết chuyện riêng khi không có mặt tại văn phòng.
Trái ngược với lo ngại “giờ làm việc bị giảm xuống”, thực tế khi làm tại nhà, chúng ta dễ lâm vào tình trạng tham công tiếc việc hơn. Đến văn phòng thì còn biết giờ nào nghỉ, giờ nào về, làm ở nhà đôi khi ngẩng đầu lên mới nhận ra đã 7-8 giờ tối. Nói vui, nếu trước đây chúng ta ra sức theo đuổi lối sống work-life balance, thì những tháng vừa qua đã chứng minh điều đó không còn cần thiết nữa vì chúng nó đã trộn lẫn vào nhau cả rồi.
Đứng trước nhu cầu đảm bảo hiệu suất công việc khi làm tại nhà, trong thời gian vừa qua, rất nhiều những nền tảng, ứng dụng hỗ trợ thực thi công việc và quản lý nhân viên lần lượt ra đời. Trong cái khó ló cái khôn, nhưng trong cái lợi cũng có cái hại.
Nhu cầu luôn nắm được tiến độ công việc từ người quản lý, nhu cầu không muốn bản thân bị đánh giá là thua sút về mặt hiệu suất từ nhân viên, cộng với sự có sẵn của những tiện ích hỗ trợ đã góp phần không nhỏ vào công cuộc bình thường hóa những thứ vốn trước đây không mấy được chấp nhận, ví dụ như liên hệ công việc sau giờ làm.
Theo nhiều báo cáo về hiệu suất công việc cũng như tình trạng sức khỏe nhân viên trong đại dịch, tình trạng kiệt sức (burnout) thời gian qua đã gia tăng nhanh chóng, với một trong những nhân tố gây ra hiện tượng căng thẳng và lo âu chính là các hình thức giao tiếp công việc kỹ thuật số – những tin nhắn, email, những thẻ phân loại công việc, file tài liệu “send all”, những cuộc họp online cả ngắn lẫn dài, những lần ping, những cú boost trên các nền tảng quản lý, … không ngừng nghỉ vào tất cả các khung giờ có thể trong ngày.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Quá tải – chuyện không của riêng ai
Căng thẳng với các nội dung giao tiếp số
Thực tế, với nhiều người thì giao tiếp công việc vốn đã là thứ gây căng thẳng, chưa cần đến sự tham gia của các yếu tố công nghệ hay kỹ thuật gì cả. Viễn cảnh đang làm việc tự dưng “sếp bự” đến vỗ vai “Em ơi vô văn phòng gặp anh / chị chút.” hay bỗng nhiên quản lý gọi điện vì cần cập nhật tình hình đủ để khiến nhiều người… tim đập chân run.
Trong bối cảnh hiện tại, ranh giới giữa công việc và đời sống cá nhân càng trở nên mỏng manh hơn khi văn phòng đã thành công “gõ cửa” nhà riêng mỗi người bằng cánh tay nối dài vô cùng đắc lực là những công cụ quản lý từ xa. Chúng ta không nhất thiết phải có mặt tại nơi làm việc để nhận những tin nhắn đột xuất hay tham dự những cuộc họp khẩn cấp (cho dù nó có thật sự khẩn cấp hay không) nữa. Giờ đây, lúc đang ăn, khi đang dọn dẹp, thậm chí cuối tuần đều trở thành quãng thời gian “hợp lý” để ai đó tìm đến chúng ta với công việc.
Thêm vào đó, tốc độ của các hình thức giao tiếp kỹ thuật số khiến nhiều người cảm thấy họ cần phải ngay lập tức phản hồi thông tin nhận được. Nghiên cứu của Vanessa Bohns (Tiến sĩ Tâm lý, chuyên gia tâm lý học xã hội, giáo sư về hành vi tổ chức tại Đại học Cornell) và Laura Giurge (Tiến sĩ Quản trị, nghiên cứu sinh hậu Tiến sĩ tại Đại học Oxford) cho thấy, nhân viên có xu hướng nhận định sai về mức độ nhanh chóng họ cần phải phản hồi một email công việc ngoài giờ làm – tức họ cho rằng người gửi cần mình trả lời càng nhanh càng tốt.
Ngay cả việc giao tiếp diễn ra trong giờ làm cũng có khả năng bị giảm chất lượng. Thay vì trực tiếp đến tận bàn gặp ai đó nói chuyện, giờ đây những lần thảo luận công việc rất dễ biến thành những cuộc hội thoại dài dòng người nói qua, kẻ nói lại, tốn thời gian mà chẳng giải quyết được vấn đề.
Ngoài ra, những “biển báo” nho nhỏ như ba chấm nhấp nháy báo hiệu người bên kia đang soạn tin nhắn cũng đủ khiến não bộ sa đà vào chuyện phân tích xem đối phương đang định nói gì và chúng ta cần phải trả lời nhanh chóng như thế nào cho dù có đang làm dở việc khác, vì họ đã biết mình cũng đang online.
Cuối cùng là tính mơ hồ trong giao tiếp. Không phải ai cũng có năng lực ngôn ngữ và diễn đạt đủ tốt để chuyển tải cho người khác hiểu những gì mình muốn nhắn gửi, cũng như việc không trực tiếp nhìn được người mình đang đối thoại dễ khiến chúng ta đưa ra những phán đoán sai lầm về mục đích của thông điệp hay thái độ của họ.
Theo Tiến sĩ Tâm lý, chuyên gia tâm lý học lâm sàng Desreen N. Dudley (Teladoc), nhân viên có thể tốn nhiều thời giờ hơn bình thường để loay hoay lo lắng liệu mình có “đọc” đúng và đủ hay không, sau đó soạn thảo hoặc chỉnh sửa câu trả lời phù hợp. Ngoài ra, họ còn dễ đưa ra những đánh giá tiêu cực về bản thân vì “đã không phản hồi đủ nhanh” trước cả khi ai khác kịp đưa ra nhận xét gì về họ.
Điều này vô hình trung khiến chất lượng giao tiếp nói riêng và chất lượng công việc nói chung bị giảm, mặc dù mục đích lớn nhất của các hình thức giao tiếp kỹ thuật số này là để đảm bảo hiệu suất trong điều kiện không gặp mặt làm việc trực tiếp.
Trạng thái sẵn sàng 24/7 bào mòn thể chất và tinh thần nhiều hơn chúng ta tưởng. Áp lực kiểm tra và phản hồi những thông tin liên quan đến công việc ngoài giờ làm tăng cao. “Ngó lơ tin nhắn” dường như đã không còn là một lựa chọn khả thi vì tâm lý tại-sao-người-khác-vẫn-trả-lời-còn-bạn-thì-không. Thêm vào đó là flow làm việc liên tục bị gián đoạn bởi những tin nhắn mới. Tất cả khiến cho các hình thức giao tiếp công việc kỹ thuật số trở thành “thủ phạm” tạo nên thực trạng gia tăng stress đáng báo động ở nhân viên trong và sau đại dịch.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Làm việc tại nhà – khi sự riêng tư có thể bị xâm phạm bởi các cấp quản lý
Để những công cụ hỗ trợ trở thành quà tặng thay vì gánh nặng
Tình hình dịch bệnh mặc dù thuyên giảm nhưng chúng ta vẫn chưa thể nói trước điều gì. Nền kinh tế mở cửa trở lại, các doanh nghiệp bắt buộc phải tìm cách sống chung với thay đổi. Chế độ làm việc hybrid (kết hợp giữa lên văn phòng và làm từ xa) lên ngôi, các công cụ giao tiếp công việc kỹ thuật số vẫn tiếp tục hiện diện trong đời sống công sở của nhiều người, trở thành một thứ không thể tránh khỏi. Nếu đã vậy, biện pháp khả thi duy nhất là tìm cách “ở chung” hòa hợp.
Thiết lập ranh giới rõ ràng cho công việc
Căng thẳng, trầm cảm, lo lắng chiếm 44% tổng số các trường hợp gặp vấn đề sức khỏe, đồng thời chiếm 54% tổng số ngày nghỉ vì lý do sức khỏe của người lao động. Ngoài ra, theo một khảo sát của Yell, có gần 1 triệu người lao động tại Anh không có thời gian nghỉ trưa vì khối lượng công việc khổng lồ họ phải giải quyết.
Chúng ta cần rõ ràng hơn trong việc thiết lập ranh giới giữa làm và nghỉ để có thể thật sự dành trọn sức lực cho mỗi việc vào những quãng thời gian nhất định, bằng cách:
Không lạm dụng
Ưu điểm của giao tiếp số là nhanh, gọn, tiện lợi. Song chúng ta đừng nên lạm dụng.
Có tài liệu hoặc các buổi hướng dẫn cho nhân viên về các nền tảng giao tiếp mới
Việc này nhằm giúp mọi người biết cách sử dụng hiệu quả và giảm thiểu những phiền phức không đáng có khi sử dụng những công cụ hỗ trợ này.
Học cách giao tiếp hiệu quả
Nhiều người cảm giác họ giao tiếp kém hơn nhiều khi không thể mặt đối mặt với người kia. Nguyên do vì lúc này, chất lượng đoạn hội thoại phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực truyền đạt thay vì được hỗ trợ bởi các loại hình giao tiếp phi ngôn ngữ (nét mặt, tông giọng, cử chỉ, …) như trước đây nữa. Vậy chúng ta có thể làm gì để khắc phục điều này?
Quan sát, lên tiếng, lắng nghe, và sẵn sàng điều chỉnh
Đại dịch là chuyện không mong muốn. Chúng ta vẫn đang làm quen và tập thích nghi từng ngày, từng giờ. Chuyện giao tiếp công việc trong giai đoạn “đặc biệt” này cũng không ngoại lệ. Chính vì thế, chúng ta cần một môi trường thuận lợi, khuyến khích mọi người cùng nhau xây dựng, đóng góp để các công cụ hỗ trợ thật sự phát huy hiệu quả trong việc đảm bảo, nâng cao chất lượng công việc thay vì làm suy giảm nó.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM
Bị mắng nơi công sở – Làm thinh hay làm gì?
Bắt nạt công sở dưới góc nhìn tâm lý học
Muốn sang thì bắc cầu Kiều, khi đi phỏng vấn đừng làm điều sau
Làm việc tại nhà (work from home) và những ngộ nhận thường gặp
VIỆC LÀM MỚI NHẤT TỪ JobHopin
Thảo luận về bài viết