Để trở thành một người hoạt ngôn, đặc biệt trong môi trường công sở, ta cần vận dụng những thói quen cần thiếthơn chỉ là những “mánh khoé” cho mỗi lần giao tiếp.
Một số người hoạt ngôn và có thể trò chuyện với bất kỳ ai về bất cứ điều gì. Trong khi đó, có những người lại gặp khó khăn trong việc trò chuyện xã giao. Điều phân biệt giữa 2 nhóm này không nằm ở việc biết nói về điều gì, mà là khả năng rèn luyện kỹ năng giao tiếp để duy trì một cuộc trò chuyện tốt.
Cuộc trò chuyện thú vị yêu cầu sự trao đổi qua lại, giống như việc giữ một quả bóng trên không trong một trò chơi ném bắt vậy. Xem những lần đối thoại như một “trò chơi tennis bằng lời” sẽ giúp mọi thứ diễn ra trôi chảy; nhưng để trở thành một người giao tiếp giỏi, bạn cần nhiều thứ hơn chỉ là những “mánh khoé” cho mỗi lần giao tiếp. Ta phải thật sự luyện tập thường ngày.
Chính vì thế, dưới đây sẽ là 9 thói quen mà những người hoạt ngôn đã nắm vững để bạn có thể luyện tập vào lần tới khi cần.
Tại sao trở thành một người hoạt ngôn lại quan trọng?
Việc trở thành một người giao tiếp giỏi có thể giúp bạn để lại ấn tượng sâu sắc. Cho dù bạn đang tham gia vào một cuộc trò chuyện xã giao tại một sự kiện networking, hay đang đàm phán căng thẳng; cách bạn giao tiếp với người khác sẽ quyết định kết quả. Ngay cả trong thế giới kỹ thuật số hiện nay, khi mà có vẻ nhiều người thích giao tiếp qua màn hình hơn là mặt đối mặt; việc nắm vững nghệ thuật giao tiếp vẫn là chìa khóa để xây dựng những mối quan hệ bền chặt.
Những mối quan hệ tốt đẹp đòi hỏi sự tin tưởng. Khi bạn tin tưởng những người bạn làm việc cùng, bạn sẽ dễ dàng chia sẻ khi gặp khó khăn trong công việc hoặc khi cảm thấy kiệt sức. Bạn cũng sẽ sẵn lòng chia sẻ những ý tưởng chưa hoàn thiện, mà nó có thể là mầm mống của những điều lớn lao hơn.
Một yếu tố quan trọng của sự tin tưởng đó đến từ việc bạn hiểu rõ những người xung quanh mình, và làm thế nào để bạn hiểu họ? Đương nhiên là qua giao tiếp và trò chuyện với họ rồi! Là một người hoạt ngôn, bạn sẽ học được nhiều hơn từ những người bạn nói chuyện cùng, điều này có thể mở ra cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp và tạo dựng các mối liên hệ vững chắc hơn.
9 thói quen tốt mà bạn cần có khi muốn giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp
1. Lắng nghe
Nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng những người giao tiếp giỏi nhất không phải là những người luôn có những lời dí dỏm để nói, mà là những người thực sự biết lắng nghe. Những người như thế này không chỉ dùng tai để nghe, mà còn dùng toàn bộ cơ thể. Họ nghiêng mình về phía cuộc trò chuyện, tạo sự giao tiếp bằng mắt và dành toàn bộ sự chú ý cho người đang chuyện trò với họ.
Là một người hoạt ngôn cũng có nghĩa là bạn không nghĩ sẵn câu trả lời của mình khi người khác đang nói. Chúng ta thường hay có thói quen nghĩ trước về điều mình muốn nói tiếp theo, mà quên mất những gì người kia đang chia sẻ. Một cuộc trò chuyện tốt đòi hỏi ta phải hiểu rõ những người tham gia. Và sự hiểu biết chung đó bắt đầu từ việc thực sự lắng nghe.
2. Đừng cố gắng chi phối cuộc trò chuyện
Ta phải nhớ rằng những cuộc trò chuyện thú vị không phải là một cuộc thi, mà làsự hợp tác: Một người nói, người kia phát triển thêm ý dựa trên lời nói ban đầu đó. Sự hợp tác này giúp xây dựng lòng tin; nhưng sẽ dễ bị đổ vỡ nếu cuộc trò chuyện biến thành một cuộc cạnh tranh.
Khi bạn cố gắng “thắng” trong cuộc trò chuyện, bạn có thể cảm thấy thoả mãn lúc đầu từ cuộc đối thoại, nhưng sau đó nó không làm sâu sắc thêm mối quan hệ với đối phương.
Đôi khi, mọi người thường hay cố gắng gây ấn tượng trong cuộc trò chuyện, và từ đó mỗi câu chuyện giờ đây trở thành một nỗ lực để “làm thú vị” hơn câu chuyện vừa kể. Những lúc khác, một cuộc giao tiếp tập trung vào một điểm bất đồng và cuộc trò chuyện biến thành một cuộc tranh cãi, khi đó mỗi bên cố gắng thuyết phục bên kia rằng quan điểm của mình là đúng, mà không thực sự tương tác với nhau.
Tuy nhiên, dạng chi phối cuộc chuyện trò phổ biến nhất là khi một người nói chiếm hết thời gian, khiến người kia khó có thể trình bày quan điểm hoặc thậm chí không có cơ hội nói. Vì thế hãy nhớ lại hình ảnh của“trò chơi tennis bằng lời” đã đề cập ở trên: Nếu quả bóng cứ nằm mãi ở một bên sân, cả 2 bên sẽ sớm mất hứng thú và từ bỏ cuộc chơi.
3. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Nếu bạn muốn tạo dựng một kết nối thật sự với người mà đang nói chuyện, bạn cần hoàn toàn tập trung vào họ. Lắng nghe những điều không được nói ra. Chú ý đến giọng điệu và quan sát ngôn ngữ cơ thể để nhận biết cảm xúc của họ. Những người hoạt ngôn thường lắng nghe bằng mắt, quan sát ngôn ngữ cơ thể hoặc những thay đổi trong cảm xúc để nhận biết mức độ hứng thú của người kia với cuộc trò chuyện. Điều này có thể giúp bạn điều chỉnh hoặc cải thiện cuộc trò chuyện ngay lập tức.
4. Hãy thấu cảm
Một cách khác để xây dựng mối quan hệ tốt là thể hiện sự thấu cảm. Không chỉ đặt mình vào vị trí của một người bạn hoặc một đồng nghiệp thân thiết, mà hãy thử thách bản thân để hiểu được quan điểm của người hoàn toàn khác biệt với bạn.
Bạn cũng có thể thực hành sự thấu cảm ngay cả khi bạn không đồng ý với người kia. Làm thế nào ư? Hãy chậm lại trong việc phản bác ý kiến của họ. Thay vào đó, ta hãy hỏi thêm. Ví dụ, hỏi một người có ý tưởng mà bạn thấy khó chấp nhận: “Để thực hiện điều đó, bạn cần những yếu tố nào?”
Sẽ rất dễ để vội vàng đưa ra phán xét, nên việc tạm dừng sự phán xét ấy chính là một hành động của sự thấu cảm. Cuộc trò chuyện sẽ trở thành “chúng ta cùng nhau” thay vì “tôi đấu với bạn.”
5. Luôn cập nhật và mang đến những chủ đề thú vị
Hãy trở thành một người thú vị bằng cách đọc và trang bị kiến thức cho mình về nhiều lĩnh vực, từ tình hình thế giới, kinh doanh đến văn hóa. Ta nên mạnh dạn đi xa hơn những lời chào hỏi thông thường và giới thiệu những chủ đề hấp dẫn, có thể làm sôi động cuộc trò chuyện. Đồng thời, hãy trở nên tinh tế khi lắng nghe và thấu hiểu để đáp ứng mức độ quan tâm của mỗi người, và tò mò về quan điểm của họ.
Việc đọc nhiều sẽ giúp bạn đưa ra những ý tưởng và câu chuyện từ các lĩnh vực khác nhau. Ví dụ như thế này: Khi một doanh nhân muốn nhấn mạnh một điểm nào đó trong cuộc trò chuyện với đối tác, họ thường dựa vào một ý tưởng, quan điểm hoặc câu chuyện từ thế giới kinh doanh. Nhưng sau một thời gian, điều đó sẽ trở nên nhàm chán. Chắc chắn chúng ta đều đã nghe những câu chuyện kinh doanh tương tự như thế và bắt đầu không còn hứng thú nữa.
Những người hoạt ngôn biết cách “gieo những cú hích” trong cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là: Nếu bạn đang nói về chủ đề “năng suất làm việc”, bạn có thể đưa vào một câu chuyện thường ngày được kể lại, một tít báo gần đây, cuốn sách đã/đang đọc có liên quan đến năng suất. Việc đưa vào những ý tưởng từ các lĩnh vực khác nhau sẽ giữ cho cuộc trò chuyện thú vị và là cách giúp tạo ra những bước ngoặt trong tư duy.
Tuy nhiên ta cũng nên cẩn thận. Đừng chỉ lắng nghe để tìm cơ hội nói về điều mà bạn muốn thảo luận. Và tất nhiên, hãy luôn chú ý đến đối phương khi chuyện trò: Nếu họ không hứng thú với bài báo mới nhất bạn đọc, đừng biến cuộc trò chuyện thành một bài giảng dài dòng.
6. Đặt những câu hỏi có chủ đích và xác đáng
Điều này có nghĩa là khả năng đặt ra những câu hỏi, sẽ giúp đưa ra câu trả lời hữu ích. Những câu hỏi tốt có thể thúc đẩy công việc kinh doanh, tổ chức hoặc sự nghiệp của bạn — cũng như bất kỳ cuộc trò chuyện nào.
Những người hoạt ngôn luôn hiểu một điều rằng, việc trò chuyện sẽ giống như một điệu nhảy vậy. Hãy tìm những điểm chung giữa bạn và người mà đang nói chuyện.
Các câu hỏi mở (những câu đòi hỏi câu trả lời nhiều hơn là “Có” hoặc “Không”), là loại câu hỏi tốt nhất để hỏi nếu bạn muốn tiếp tục cuộc trao đổi. Hỏi: “Bạn đến từ đâu?”, “Bạn đã làm trong ngành này bao lâu rồi?” hay “Bạn nghĩ sao về bài phát biểu của diễn giả đó?”, là những điểm khởi đầu tốt, nhưng sau khi đã phá băng, ta vẫn cần nên tiếp tục khai thác thêm:
Dưới đây là một số mẹo về cách đặt câu hỏi có chủ đích và xác đáng:
- Đừng nói lan man — hãy kết thúc câu ở dấu chấm hỏi: Khi lo lắng, ta có xu hướng nói dài dòng, và câu hỏi của họ thường kéo dài với hàng loạt câu trả lời khác (như kiểu: “Làm thế nào để tìm được một lập trình viên giỏi? Có nên tìm trên Facebook hay lên LinkedIn hoặc nói chuyện với những người bạn quen biết hay… ờ… ờ… vâng, có nên, um… có trang tuyển dụng nào khác tốt hơn không…?”) Bạn là người có câu hỏi mà, tại sao mình lại là người nói nhiều?
- Thoải mái với sự im lặng: Hãy để người trả lời suy nghĩ; đừng vội vàng chen chỉ khi vài giây mới trôi qua. Bạn sẽ không nhận được câu trả lời nếu bạn cứ tiếp tục nói, và bạn sẽ hiếm khi học được điều gì nếu đưa ra tất cả các câu trả lời.
- Bắt đầu với các từ “ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào, hoặc tại sao” (6 chữ “W” trong tiếng Anh) để có câu trả lời ý nghĩa hơn: Những câu hỏi này sẽ có khả năng cho ta các câu trả lời sâu sắc hơn, trong khi những câu hỏi bắt đầu bằng “có nên”, “nên”, “là”, “bạn nghĩ sao” lại thường hạn chế câu trả lời của đối phương.
- Đừng cố tìm kiếm câu trả lời mà bạn mong muốn: Những câu hỏi tồi tệ nhất chính là các câu hỏi mang tính dẫn dắt — những câu hỏi mà bạn đang tìm kiếm một câu trả lời cụ thể. Nếu bạn biết câu trả lời rồi, thì tại sao lại hỏi? Nếu bạn đang tìm kiếm sự xác nhận về điều gì đó bạn nghi ngờ, hãy hỏi một cách khách quan và trực tiếp. Bạn sẽ tạo ấn tượng tự tin hơn và nhận được câu trả lời trung thực hơn.
7. Đưa ra câu trả lời mà có khả năng tiếp tục cuộc đối thoại
Khi ai đó đặt câu hỏi cho bạn — khi “quả bóng” được chuyền cho bạn — bạn nên luôn trả lời bằng một câu trả lời giúp duy trì dòng chảy của cuộc trò chuyện, chuyền lại “quả bóng” và không để nó rơi.
Ví dụ, nếu một nhạc sĩ được hỏi, “Bạn chơi thể loại nhạc nào?” thì câu trả lời “Nhiều thể loại khác nhau.” sẽ khiến cuộc trò chuyện chấm dứt. Thay vào đó, một câu trả lời hiệu quả hơn cho cùng câu hỏi đó có thể là: “Tôi chơi nhiều thể loại nhạc khác nhau. Nhưng hồi những năm 20, tôi tập chung trong những năm ở học viện để học piano, điều này sau đó đã ảnh hưởng đến sự nghiệp âm nhạc của tôi ở Hà Nội.”
Câu trả lời trên sẽ mang đến cho người kia nhiều thông tin hơn để tiếp tục cuộc trò chuyện, tạo ra một cuộc đối thoại thú vị.
8. Đào sâu hơn
Đôi khi, ta nên từ bỏ những câu hỏi nhàm chán như “Chào, hôm nay bạn thế nào?” hay “Có gì mới không?”. Những lời hỏi thăm hời hợt này thực chất là một cơ chế phòng vệ, nhằm ngăn cản chúng ta trở nên quá cảm xúc quá trước mặt người khác. Thay vào đó, hãy thể hiện sự tò mò chân thành bằng cách thay thế các cụm từ chung chung bằng những câu hỏi cụ thể hơn.
Ví dụ, khi bạn hỏi ai đó “Công việc thế nào?”, họ có thể trả lời một cách chung chung như “Tốt” hay “Ổn” Thay vào đó, hãy đào sâu hơn và cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm bằng một câu hỏi cụ thể hơn, như: “Từ lần trước chúng ta nói chuyện đến giờ, công việc của bạn thế nào rồi?”. Hoặc nếu bạn hỏi ai đó “Kỳ nghỉ của bạn thế nào?”, và họ trả lời “Tuyệt vời.”, thì bạn có thể tiếp tục với câu hỏi: “Điều gì trong kỳ nghỉ mà bạn cảm thấy thích thú nhất?”.
9. Đừng cố tỏ ra quá hoàn hảo
Một người hoạt ngôn không ngại thừa nhận rằng họ không hiểu điều mà người kia vừa nói. Nhiều người tự làm hỏng cuộc chuyện trò của mình vì cố gắng tỏ ra là biết tuốt hoặc quá hoàn hảo; nhưng trên thực tế rằng, việc thừa nhận mình chưa hiểu một ý nào đó trong cuộc đối thoại có thể khiến người khác cảm thấy được tôn trọng hơn.
Nếu bạn cảm thấy bối rối, hãy hỏi một câu như: “Tôi muốn chắc rằng mình thực sự hiểu đúng ý bạn. Vì thế, bạn có thể giải thích lại theo một cách khác được không?”
Các cuộc trò chuyện với bất cứ ai luôn là cơ hội hoàn hảo để thoát khỏi cạm bẫy “hoàn hảo” đấy. Ví dụ, khi một nhóm nhân viên mới gia nhập công ty và vào ngày đầu tiên họ cảm thấy lo lắng và sợ hãi, người lãnh đạo sẽ có cơ hội tuyệt vời để cho họ thấy rằng không cần phải tỏ ra hoàn hảo.
Người đấy có thể nói: “Chào mừng các bạn. Tôi biết rằng ngày đầu tiên có thể khá căng thẳng với nhiều bạn ở đây. Tin tôi đi, tôi cũng từng cảm thấy như vậy khi mới bắt đầu. Nếu bạn cần hay chưa hiểu gì thì hãy cứ nói, chúng tôi sẽ hỗ trợ các bạn. Một lần nữa, tôi rất vui khi có các bạn trong đội ngũ.” Bằng câu nói chân thành như thế, chúng ta sẽ khuyến khích người khác cũng làm điều tương tự.
Xem thêm những bài viết khác dưới đây:
- 5 dấu hiệu cho thấy bạn và tổ chức đang làm việc kém hiệu quả
- Khởi đầu hành trình trở thành digital nomad với 5 bước đơn giản
- Phương pháp quả cà chua (Pomodoro): Cách để phân bổ thời gian hiệu quả
